微生物菌株管理

概述

Labii 微生物菌株管理提供了一个统一的平台，用于从获取到实验使用过程中记录、跟踪和管理微生物菌株。无论菌株来自 ATCC、DSMZ 还是内部分离，Labii 都能在一个安全且可搜索的系统中捕获所有细节——分类学、生长需求、存储条件和使用历史。

这个全面的应用程序作为管理细菌、酵母和真菌生命周期的集中式存储库。该系统使实验室能够维护菌株来源、基因改造、表型特征和最佳生长条件的详细记录。通过将菌株管理与批次跟踪、容器管理和消耗记录相结合，Labii 确保从菌株获取到实验使用的完整可追溯性。

主要功能

• 完整的菌株档案：包括科学分类、来源信息、生物安全等级、危害说明、证书、基因组序列和参考链接的全面记录
• 标准化的生长条件：记录和管理所有生长条件，包括培养基类型、培养温度、气氛和持续时间，每个菌株可有多个配置文件
• 安瓿瓶级别的跟踪：精确记录每个安瓿瓶，包括条形码、存储格式、温度和精确的冷冻机位置
• 自动生成的跟踪：通过动态树状图自动可视化谱系，显示祖先和传播历史
• 存储管理：跟踪每个分装的精确位置数据、存储格式和温度要求
• 使用历史：详细审计跟踪记录使用菌株的人员、使用量、用途和关联的实验条目
• ELN 集成：与 Labii 的电子实验记录本无缝集成，实现从库存到分析的连接工作流程

目标用户

该应用程序适用于：

• 管理细菌、酵母或真菌收藏的微生物学研究人员
• 维护机构存储库的菌种收藏管理员
• 跟踪菌株使用以符合法规要求的质量控制实验室
• 管理生产菌株的生物科技和制药公司
• 进行微生物研究合作的学术研究小组
• 需要完整审计跟踪的合同研究组织（CRO）

先决条件

• 具有适当权限的 Labii ELN/LIMS 账户
• 在您的工作空间中启用了微生物菌株管理应用程序
• 对微生物培养技术的基本了解
• 为菌株和存储位置定义了实验室命名规范

了解更多关于 Labii 微生物菌株管理的信息，请访问 https://www.labii.com/products/microbial-strain-management。

应用场景

研究实验室菌株管理

• 目录和跟踪实验菌株，包括细菌、酵母和真菌
• 保持基因改造和表型特征的详细记录
• 记录从获取到实验使用的菌株来源
• 将菌株使用直接链接到电子实验记录本中的实验
• 生成具有完整材料可追溯性的可重复性报告

菌种收藏管理

• 管理包含数千个菌株条目的机构存储库
• 跟踪生物安全等级、危害分类和处理要求
• 保持证书、基因组序列和参考文档
• 通过完整的菌株信息包促进外部共享
• 使用自动维护计划监控收藏健康状况

质量控制和合规性

• 实施符合法规要求（GLP、GMP、FDA）的审计跟踪
• 记录从接收、使用到处置的保管链
• 跟踪传代次数和生成历史以进行质量保证
• 安排定期验证测试以确保菌株完整性
• 为法规提交和审计生成合规报告

生物科技和制药生产

• 使用严格的版本控制管理生产菌株
• 通过动态谱系可视化跟踪主细胞库和工作细胞库
• 记录存储条件和环境监测
• 实施菌株修改的多级审批工作流程
• 将菌株链接到批次生产记录以实现完整可追溯性

学术和协作研究

• 在保持访问控制的同时与合作者共享菌株信息
• 跟踪材料转移以进行知识产权管理
• 记录菌株在多个研究项目中的使用情况
• 通过标准化菌株协议促进教学和培训
• 使学生研究人员能够安全地访问已建立的菌株收藏

入门

从 Labii 工作空间的应用程序菜单中导航到 微生物菌株管理

配置您的存储基础设施：

• 映射所有物理存储位置（冷冻机、培养箱、冰箱）
• 在 core_storage 表中创建分层存储结构
• 为物理位置分配位置代码或条形码标签

设置您的菌株目录：

• 导入现有菌株库存或创建新的菌株记录
• 按照您的命名规范分配唯一的菌株标识符
• 记录分类学、特征和生物安全等级

记录生长条件：

• 为每个菌株创建生长条件记录
• 包括培养基配方、温度和气氛要求
• 在可用时链接到标准协议文档

清点您的物理容器：

• 为现有批次创建批次记录
• 为每个安瓿瓶、试管或板生成容器条目
• 将容器链接到存储位置
• 如果使用扫描系统，请应用条形码标签

信息

对于首次设置，我们建议从您最常用的一小部分菌株开始，让团队熟悉工作流程，然后再扩展到整个收藏。

表及其作用

微生物菌株管理应用程序使用六个相互关联的表，以提供从菌株目录到实验使用的完整可追溯性：

strain

主要用途：实验室维护的所有微生物菌株的主目录

存储的关键信息：

• 菌株标识符（名称、目录号、实验室代码）
• 科学分类（属、种、菌株编号）
• 遗传标记和表型特征
• 来源信息（供应商、合作者、分离细节）
• 生物安全等级和特殊处理要求
• 证书、基因组序列和参考链接

关键关系：与 strain_growth_condition 相关联的主表（一对多）；被 core_batch 引用以进行批次跟踪

示例：从商业供应商处记录具有抗生素抗性标记和表达系统能力的 Escherichia coli BL21(DE3) 菌株

strain_growth_condition

主要用途：记录每个菌株的最佳和可接受的生长参数

存储的关键信息：

• 生长培养基成分和配方
• 温度范围和最佳条件
• 氧气需求（需氧、厌氧、微需氧）
• pH 偏好和可接受范围
• 生长速率和典型倍增时间
• 所需的特殊添加剂或补充剂
• 替代或备用生长条件

关键关系：strain 的子表（每个菌株可以记录多个生长条件）

示例：记录 Saccharomyces cerevisiae 菌株 ABC123 在 30°C 需氧条件下在 YPD 培养基中最佳生长，但也可以在 25-37°C 的合成完全培养基中生长

core_batch

主要用途：跟踪具有唯一标识符的菌株特定批次/批次，以实现可追溯性

存储的关键信息：

• 标准化命名的批次/批次号
• 收到或准备日期
• 来源信息（供应商、内部准备）
• 有效期或稳定性限制
• 传代次数和生成跟踪
• 质量控制状态和测试结果

关键关系：链接 strain（父）到 core_container（子）；实现批次级别的可追溯性

示例：在从 ATCC 收到菌株 XYZ 的新批次时创建批次 "BATCH-2026-001"，或在对现有菌株进行子培养时生成 "SC-2026-02-17-A"

core_container

主要用途：管理包含菌株分装的单个物理容器（试管、板、冷冻管）

存储的关键信息：

• 容器 ID 或条形码标识符
• 容器类型（冷冻管、斜面、穿刺、板）
• 体积或数量（CFU、OD、重量）
• 状态（可用、在使用中、耗尽、隔离）
• 质量指标和活力评估
• 创建和最后修改日期

关键关系：属于 core_batch；与 core_storage 链接以进行位置；在 core_consumption 中引用以进行使用跟踪

示例：注册 20 个冷冻管（CV-001 到 CV-020），每个包含 1mL 新制备的甘油库存，在 -80°C 保存

core_consumption

主要用途：记录所有从库存中取出用于实验或其他目的的菌株使用事件

存储的关键信息：

• 使用的日期和时间
• 访问菌株的用户或研究人员
• 使用目的和实验参考编号
• 消耗或取出的数量
• 源容器标识符
• 项目代码或资助编号
• 返回状态（如适用）

关键关系：引用 core_container（使用了什么）；可以链接到实验、项目或协议

示例：记录研究人员 John Doe 于 2026-02-17 使用冷冻管 CV-005（0.1mL）进行实验 EXP-2026-042，研究抗生素耐药机制

core_storage

主要用途：维护所有容器的物理存储层次结构和位置

存储的关键信息：

• 存储设备标识符（冷冻机名称、培养箱编号）
• 层次位置详情（建筑、房间、设备、架子、盒子、位置）
• 温度和环境条件
• 访问限制和安全级别
• 维护计划和温度日志
• 容量和利用率指标

关键关系：链接到 core_container（容器存储在位置中）；支持层次存储结构

示例：组织容器的存储层次结构，如 "A楼 > 101房间 > -80°C 冷冻机 #3 > B架 > 12盒 > A5位"

核心工作流程

新菌株获取与编目

当从供应商或合作者处接收新菌株时，适当的文档记录确保了完整的可追溯性和可访问性。

在 strain 表中创建新的菌株记录：

• 按照您的命名约定分配唯一的菌株标识符
• 输入完整的分类信息（属、种、菌株编号）
• 如果适用，记录 ATCC/DSMZ 编号
• 记录来源信息和获取日期
• 设置生物安全等级和操作要求

在 strain_growth_condition 中记录生长条件：

• 选择或创建培养基类型（LB、YPD、自定义配方）
• 指定温度范围和最佳培养温度
• 指明氧气需求（需氧、厌氧等）
• 添加特殊要求（光照、CO2、摇床速度）
• 如果有可用文档，链接到详细的操作协议

在 core_batch 中创建批次记录：

• 生成批次/批次号（例如，BATCH-2026-02-17-001）
• 输入接收日期和来源详情
• 根据稳定性数据设置过期日期
• 记录初始传代编号（通常新获取的菌株为 P0）
• 附加分析证书或供应商文档

分装并创建容器记录：

• 准备工作分装（甘油库存、冻干瓶）
• 为每个物理小瓶/管创建 core_container 条目
• 如果使用跟踪系统，应用条形码标签
• 记录每个容器中的体积/数量
• 设置初始状态为“可用”

分配存储位置：

• 根据需求选择适当的存储设备（-80°C、-20°C、4°C）
• 在 core_storage 中导航存储层次结构
• 为每个容器分配具体位置
• 更新存储位置记录
• 验证容器放置与系统记录一致

提示

最佳实践：拍摄菌落形态或显微图像并将其附加到菌株记录中，以便将来参考和验证。

实验中菌株的获取与使用

高效的菌株获取并配有完整的文档记录，可以维护审计跟踪并防止库存错误。

搜索所需的菌株：

• 使用 strain 表的搜索功能
• 按菌株名称、物种、特性或编号进行筛选
• 查看菌株详情、生物安全等级和操作要求
• 检查实验所需的生长条件

检查容器可用性：

• 查看链接的 core_container 记录
• 按状态筛选（仅显示“可用”容器）
• 查看数量和传代编号
• 验证存储条件是否符合要求

定位物理容器：

• 从 core_storage 中记录存储位置
• 导航到物理冷冻机/存储单元
• 如果有可用的条形码扫描仪，用于验证
• 取出正确的容器

记录使用事件：

• 创建新的 core_consumption 记录
• 链接到源容器
• 输入使用或取出的数量
• 引用实验 ID 或项目代码
• 指定用途（接种、传代、分发）
• 记录日期和您的姓名

更新容器状态：

• 如果部分使用，更新剩余数量
• 如果耗尽，将状态更改为“空”或“耗尽”
• 如果返回未使用的部分，更新状态和位置
• 添加关于状态的备注（存活率、污染等）

注意

在获取后立即记录使用事件，以保持准确的实时库存跟踪并防止差异。

菌株维护与传代培养

定期传代培养可以保持菌株的存活率并提供新鲜的工作库存，同时跟踪传代历史。

识别需要维护的菌株：

• 查看 strain 记录中的计划维护日期
• 检查 core_batch 记录中的传代编号
• 查询 core_consumption 中的最后使用日期
• 优先处理接近过期或传代编号较高的菌株

查看生长条件：

• 访问目标菌株的 strain_growth_condition
• 验证培养基要求和配方
• 确认培养温度和气氛
• 注意任何特殊要求或添加剂

获取源材料：

• 在 core_container 中找到合适的源容器
• 尽可能选择传代编号较低的容器
• 在 core_consumption 中记录获取，用途为“传代”
• 记录源容器 ID 以进行谱系追踪

创建新的批次记录：

• 为传代生成新的 core_batch 条目
• 增加传代编号（例如，P3 到 P4）
• 使用基于日期的命名（SC-2026-02-17-A）
• 链接到父批次以进行谱系追踪
• 记录准备日期和人员

准备并注册新的分装：

• 制备新鲜的甘油库存、斜面或平板
• 为每个新分装生成 core_container 条目
• 应用连续的容器 ID
• 应用条形码标签
• 记录准备日期和初始数量

分配存储并更新库存：

• 将新容器存放在适当的位置
• 更新 core_storage 分配
• 考虑退役高传代编号的旧容器
• 如果不再需要，标记原始容器以进行处置
• 更新下次传代的维护计划

信息

Labii 自动跟踪生成谱系，允许您通过动态谱系树图查看从原始库存到当前工作小瓶的完整谱系。

菌株分发与材料转移

与合作者或外部机构共享菌株需要完整的文档记录，以确保合规性和知识产权追踪。

验证菌株可用性和权限：

• 在 strain 表中找到请求的菌株
• 查看知识产权限制
• 检查材料转移协议（MTA）要求
• 验证生物安全和出口控制合规性
• 如有必要，获取必要的批准

准备菌株信息包：

• 从 strain 记录中导出菌株详情
• 包括 strain_growth_condition 中的生长条件
• 附加证书或相关文档
• 提供安全数据和操作说明
• 为接收者生成菌株数据表

准备运输：

• 在 core_container 中识别适合分发的容器
• 如果为共享特别准备新鲜培养物，创建新批次
• 准备符合运输要求的适当包装
• 包括必要的文档和标签

记录分发：

• 创建 core_consumption 记录，用途为“分发”
• 输入接收组织和联系人信息
• 记录 MTA 参考编号
• 链接到项目或合作协议
• 注明运输的数量和格式
• 记录运输日期和跟踪信息

更新库存并跟进：

• 更新容器状态（如果完全运输，设为“耗尽”）
• 跟踪运输交付确认
• 为审计目的维护分发记录
• 安排与接收者的后续沟通

质量控制与菌株验证

定期验证确保储存的菌株保持预期特性并保持活性。

安排质量控制测试：

• 查看 菌株 记录以确定质量控制计划
• 识别需要定期验证的菌株
• 在历史记录中检查最后一次验证日期
• 优先处理关键生产或主菌株
• 生成质量控制工作列表

获取测试样本：

• 从 core_container 中选择代表性容器
• 选择不同储存位置的容器
• 在 core_consumption 中记录获取，用途为“质量控制测试”
• 记录来源容器ID以实现可追溯性

执行验证测试：

• 根据记录的生长条件培养菌株
• 进行身份确认（菌落形态、显微镜检查）
• 验证表型特征（抗生素抗性、标记物）
• 如有必要进行基因检测（PCR、测序）
• 记录所有观察结果和测试结果

将结果与规格进行比较：

• 查看原始 菌株 记录的特性
• 将当前结果与记录的规格进行比较
• 识别任何偏差或意外变化
• 评估活性和生长表现
• 评估污染状态

更新记录并采取行动：

• 在菌株记录中记录质量控制结果
• 更新通过/未通过状态
• 标记有问题的菌株以进行调查
• 对污染材料进行隔离或处理
• 根据需要更新 core_container 状态
• 安排下一次质量控制验证

提示

定期的质量控制验证可以防止由于菌株漂移、污染或降解导致的实验失败，确保可重复性和数据完整性。

快速使用指南

日常操作

典型日常工作流程

早晨检查：

• 查看需要分种培养的菌株的计划维护任务
• 检查需要补充的菌株的库存不足警报
• 确认任何待处理的分发请求

实验过程中：

• 搜索 菌株 表以识别所需菌株
• 检查 core_container 的可用性和储存位置
• 取出容器并立即在 core_consumption 中记录
• 使用后更新容器状态

一天结束时：

• 确认所有消费事件已记录
• 更新任何移动容器的储存位置
• 处理任何新的菌株接收或批次准备
• 查看质量控制计划以安排即将到来的验证任务

常见搜索和筛选操作

按特性查找菌株：

• 按物种、属或特定遗传标记筛选
• 按生物安全等级或处理要求搜索
• 按来源（ATCC、DSMZ、内部分离）查询
• 按项目或研究领域标签筛选

检查库存状态：

• 查看特定菌株的所有容器
• 按储存位置（特定冷冻柜或房间）筛选
• 按条形码或ID搜索容器
• 查询可用与耗尽的容器

跟踪使用历史：

• 按日期范围查看消费记录
• 按研究人员或项目代码筛选
• 跟踪特定菌株的使用频率
• 为特定实验生成报告

与其他 Labii 功能的集成

ELN 集成：

• 将消费记录直接链接到实验条目
• 将菌株详细信息嵌入协议模板
• 从菌株选择中自动填充材料列表
• 一键从实验导航到菌株来源

协议管理：

• 从菌株记录中引用标准化生长协议
• 链接处理的标准操作程序
• 将培养基制备配方附加到生长条件
• 对协议更新进行版本控制

项目跟踪：

• 将菌株消费与特定项目关联
• 跟踪项目特定菌株使用以进行预算编制
• 生成项目级别的材料摘要
• 链接到资助编号以进行报告

库存订购：

• 监控容器水平以触发重新订购
• 为商业菌株生成采购请求
• 跟踪供应商信息和目录编号
• 保持重新订购历史和成本记录

最佳实践

最佳实践

命名规范与标准化

菌株命名：

• 使用系统格式：Genus_species_Lab#_Characteristics（例如：Ecoli_BL21_L001_KanR）
• 在缩写形式中包含关键遗传标记
• 在所有菌株条目中保持一致性
• 在实验室SOP中记录命名规范

批次编号：

• 实施基于日期的格式：BATCH-YYYY-MM-DD-### 或 SC-YYYYMMDD-A
• 对同一天的批次使用顺序计数器
• 在分种培养中包含传代编号前缀（例如：P4-BATCH-2026-02-17）
• 永不重复使用批次编号

容器识别：

• 在每个批次内使用顺序ID（CV-001、CV-002等）
• 对于高通量操作使用条形码
• 在容器标签中包含批次参考
• 在分装前预先打印标签以节省时间

储存位置编码：

• 设计5-7级层次结构：Building > Room > Equipment > Rack > Box > Position
• 使用字母数字代码以便于导航（例如：BldgA-R101-F3-RB-B12-A5）
• 用匹配的代码标记物理位置
• 拍摄储存布局照片以供参考

数据录入指南

必填与可选字段：

• 配置必填字段：菌株名称、物种、生物安全等级、来源
• 至少要求生长温度和培养基类型
• 为可追溯性要求批次和容器链接
• 在容器激活前将储存位置设为必填

简化录入：

• 为常见培养基类型（LB、TSA、YPD等）创建模板
• 使用下拉菜单选择标准化值（生物安全等级、氧气需求）
• 实施研究人员名称和项目代码的自动补全
• 启用批量容器创建以用于批次分装操作

照片记录：

• 将菌落形态图像附加到菌株记录
• 拍摄显微特征照片以供参考
• 记录包装和标签以用于分发
• 拍摄储存箱布局以用于视觉导航

操作流程

日常消费记录：

• 立即记录所有提取操作—不要等到一天结束
• 在储存位置使用移动设备或平板进行实时录入
• 实施条形码扫描以减少手动录入错误
• 设置自动提醒以完成未完成的消费记录

维护计划：

• 为需要分种培养的菌株配置自动警报
• 根据传代编号、年龄或最后使用日期安排
• 将维护任务分配给特定人员
• 跟踪完成情况并重新安排下一次维护事件

质量保证：

• 每月对收藏的5-10%进行随机质量检查
• 每季度验证高价值或关键菌株
• 即使结果正常也要记录所有质量检查结果
• 立即调查并解决任何偏差

库存审计：

• 每季度对高使用率菌株进行实物清点
• 将系统记录与实物库存进行核对
• 标记差异以进行调查
• 更新记录以匹配已验证的计数

需避免的常见问题

数据完整性问题：

• ❌ 避免：不遵循惯例的随意菌株命名
• ✅ 替代方案：使用验证规则强制执行命名标准
• ❌ 避免：在未记录消费的情况下移除容器
• ✅ 替代方案：在移除前强制记录消费
• ❌ 避免：模糊的储存位置如“角落的冷冻柜”
• ✅ 替代方案：使用具体的层次结构位置代码
• ❌ 避免：跳过生长条件记录
• ✅ 替代方案：为所有菌株要求最低生长参数

可追溯性缺口：

• ❌ 避免：为不同制备重复使用批次编号
• ✅ 替代方案：使用时间戳生成唯一批次编号
• ❌ 避免：创建未链接到批次的容器
• ✅ 替代方案：在容器创建前要求批次关联
• ❌ 避免：在分种培养过程中不跟踪传代编号
• ✅ 替代方案：在批次记录中自动递增传代编号

操作效率低下：

• ❌ 避免：在有条码可用时进行手动数据录入
• ✅ 替代方案：实施容器和位置的条码扫描
• ❌ 避免：延迟消费记录导致积压
• ✅ 替代方案：使用移动访问在提取时记录使用情况
• ❌ 避免：库存中存在过期或重复菌株导致混乱
• ✅ 替代方案：定期审查以归档或处理未使用的菌株

安全与合规

访问控制：

• 实施基于角色的权限（管理员、经理、用户、只读）
• 仅限制收藏管理员删除权限
• 要求所有系统访问进行身份验证
• 记录所有数据修改并附带用户信息

审计跟踪维护：

• 确保所有消费事件都记录用户、日期和用途
• 将菌株使用链接到实验ID或项目代码
• 保持材料转移的保管链
• 为监管检查生成合规报告

备份与灾难恢复：

• 启用所有菌株数据的自动每日备份
• 每季度将关键菌株目录导出到外部存储
• 保留主菌株列表的纸质备份
• 记录系统故障的恢复程序

生物安全合规：

• 用适当的警告标记所有BSL-2及以上菌株
• 要求处理受限代理的培训文档
• 如适用，实施选择代理的审批工作流程
• 保持与菌株链接的材料安全数据表（MSDS）

实施指南

先决条件和要求

在实施微生物菌株管理之前，请确保以下内容已就绪：

技术要求：

• 具有适当订阅级别的 Labii ELN/LIMS 平台访问权限
• 在您的工作空间中已启用微生物菌株管理应用程序
• 已创建用户账户并分配基于角色的权限
• 条形码扫描仪硬件（可选，但推荐用于高通量实验室）
• 用于容器标识的标签打印机
• 用于存储位置数据输入的移动设备或平板电脑（可选，但推荐）

数据要求：

• 现有菌株的完整库存列表（如果从其他系统迁移）
• 显示冷冻机布局和层次结构的存储位置地图
• 菌株处理和维护的标准操作程序
• 所有菌株的生物安全等级分类
• 供应商目录信息和来源文档
• 历史使用数据（如果从之前的系统中可用）

组织要求：

• 指定菌株收藏管理员或策展人
• 为菌株、批次和容器定义命名约定
• 建立子培养间隔和条件的协议
• 定期安排菌株验证的维护计划
• 为所有用户准备培训材料和文档

初始设置流程

配置存储基础设施（第1周）

绘制实验室中所有物理存储位置的地图：

• 记录所有冷冻机（-80°C、-20°C）、冰箱（4°C）和常温存储
• 拍摄每个存储单元及其内部组织的照片
• 在 core_storage 表中创建层次结构
• 分配与物理标签匹配的唯一位置代码
• 通过搜索样品位置测试存储结构

建立命名约定（第1周）

定义并记录标准化的命名方案：

• 菌株标识符格式（例如，Genus_species_Lab#_Markers）
• 批次编号模式（例如，BATCH-YYYY-MM-DD-###）
• 容器ID格式（例如，CV-### 用于冷冻管）
• 存储位置编码系统
• 创建样式指南文档供参考

填充菌株目录（第1-2周）

构建您的主菌株仓库：

• 准备包含必要字段的菌株库存电子表格
• 使用批量上传工具导入现有菌株数据
• 手动验证并补充任何缺失的信息
• 按照命名约定分配唯一标识符
• 记录分类学、来源和生物安全等级
• 与高级科学家一起审核条目以确保准确性

记录生长条件（第2周）

创建生长条件记录以确保可重复性：

• 为每种菌株创建 strain_growth_condition 条目
• 包括完整的培养基配方和准备说明
• 指定温度、氧气和pH要求
• 在有详细协议文档时进行链接
• 标记具有特殊或关键要求的菌株
• 与经验丰富的实验室人员验证条件

清点物理容器（第2-3周）

系统地清点所有现有物理库存：

• 安排时间访问每个存储位置
• 为现有批次创建 core_batch 记录并填写当前信息
• 为每个小瓶、试管或板创建 core_container 条目
• 在清点过程中为容器贴上条形码标签
• 将容器链接到精确的存储位置
• 记录当前数量和状态评估

配置用户访问和权限（第3周）

设置基于角色的访问控制：

• 创建用户组（收藏管理员、实验室管理员、研究人员、只读）
• 为每个角色分配适当的权限
• 如果需要，配置审批工作流程
• 为每个用户设置通知偏好
• 使用示例用户测试访问控制

开发培训材料（第3周）

准备全面的用户文档：

• 创建常见任务的快速参考指南
• 录制关键工作流程的视频教程
• 编写标准操作程序
• 开发故障排除指南
• 准备基于预期问题的FAQ文档

开展用户培训（第4周）

对所有实验室人员进行新系统的培训：

• 按用户组安排2小时的实操培训课程
• 涵盖搜索、检索和消耗记录的工作流程
• 练习批次创建和容器管理
• 演示报告功能
• 提供时间进行问答和实操练习
• 分发培训材料和联系方式

试点和验证（第4周）

用实际操作测试系统：

• 强制所有菌株交易使用系统
• 仔细监控第一周的操作
• 通过调查和访谈收集用户反馈
• 通过物理抽查验证数据准确性
• 识别并解决任何工作流程瓶颈
• 根据用户体验优化流程

提示

实施提示：在向整个实验室推广之前，先选择3-5位经验丰富的用户作为试点组，他们可以提供宝贵的反馈。这有助于早期发现问题并培养系统采用的内部支持者。

配置建议

用户权限级别：

• 收藏管理员：对所有记录具有完整的管理权限，可以创建、编辑和删除；管理系统配置
• 实验室管理员：可以创建批次和容器；可以编辑消耗记录；可以查看所有数据；无删除权限
• 研究人员：可以查看菌株目录；可以记录消耗事件；可以从授权批次中创建容器；不能编辑主菌株记录
• 只读：仅能查看菌株目录和库存；适合轮岗学生或外部合作者

自动化设置：

• 启用带有时间戳格式 BATCH-YYYY-MM-DD-001 的自动批次编号生成
• 在每个批次中配置容器ID自动递增以实现顺序编号
• 当容器数量低于阈值（建议3个容器）时设置低库存电子邮件提醒
• 安排每周自动生成按项目或研究人员汇总的菌株使用报告
• 在子培养工作流程中启用自动传代编号递增

数据验证规则：

• 要求所有菌株条目必须有生物安全等级分类（BSL-1、BSL-2等）
• 新菌株获取时必须提供来源/起源信息
• 所有容器记录必须链接到批次
• 在将容器状态设置为“可用”之前必须分配存储位置
• 验证消耗数量不超过容器容量

集成配置：

• 将菌株记录链接到ELN实验模板以实现自动填充
• 连接到实验室采购系统以实现重新订购工作流程
• 集成项目代码以实现自动成本跟踪和分配
• 启用API访问以将数据导出到机构生物库系统
• 配置webhook以实现实时通知下游系统

成功指标和验证

关键绩效指标：

• 100% 的菌株使用在取回后24小时内记录
• 零孤立容器（所有容器链接到有效批次和存储）
• 容器位置准确率 >98%（通过随机审计验证）
• 从搜索到物理获取的平均时间 <2 分钟
• 基于季度调查的用户满意度评分 >4.0/5.0
• 批次/容器链接错误率 <5%
• 95% 的计划维护任务按时完成

验证活动：

• 在第一个月内每周进行随机抽查，将系统记录与物理库存进行比较
• 每月对高价值菌株库存进行完整核对
• 每季度进行用户调查，评估系统可用性和培训需求
• 每年对所有菌株记录进行全面审计，确保数据完整性
• 通过系统分析持续监控消耗记录的合规性

高级功能

自动谱系跟踪和可视化

Labii 自动跟踪小瓶生成谱系，创建动态树状图，可视化每个菌株从原始库存到当前工作小瓶的完整谱系。

工作原理：

• 每次子培养事件自动增加生成计数器
• 在从现有容器创建新批次时建立父子关系
• 谱系树以图形方式显示并支持交互式导航
• 点击任何节点查看该代的详细信息

使用场景：

• 在关键实验前验证传代次数
• 识别所有当前工作库存的原始来源
• 跟踪菌株在各代之间的漂移模式
• 通过完整的谱系支持监管合规

信息

自动谱系可视化有助于通过轻松识别可能需要从低代库存中替换的高代菌株来维护质量控制。

预定维护和警报

配置智能警报系统，以主动管理菌种收藏的健康状况并防止库存短缺。

子培养提醒：

根据菌种类型设置维护间隔（例如，对苛养菌每月一次，对耐养菌每季度一次）

系统自动生成需要子培养的菌种工作列表

通过电子邮件通知指定人员，包含菌种详细信息和生长条件

跟踪完成情况并自动安排下一次维护事件

库存不足警报：

• 按菌种定义最低容器阈值（默认：3个容器）
• 库存低于阈值时自动发送电子邮件警报
• 自动为商业菌种生成采购请求
• 仪表板小插件可一目了然地显示所有库存不足的菌种

到期跟踪：

• 根据传代次数、年龄或稳定性数据设置到期日期
• 提前30天标记即将到期的菌种
• 生成过期材料的处置列表
• 在使用接近到期的菌种之前提示进行QC验证

高级报告和分析

生成全面的报告，用于实验室管理、法规合规和研究洞察。

可用报告：

• 库存状态报告：按菌种、位置或状态显示当前库存数量
• 使用分析：按菌种、研究人员、项目或时间段显示消耗模式
• 合规审计跟踪：从接收至处置的完整保管链
• 维护计划：即将进行和逾期的子培养任务
• 成本分配：按项目或资助分配菌种使用成本
• 存储利用率：冷冻机容量和组织度指标

自定义仪表板：

• 实时库存水平与可视化指示器
• 使用趋势和预测
• QC验证状态跟踪
• 存储温度监控集成
• 团队生产力指标

集成能力

ELN 集成

将菌种管理与实验文档无缝连接：

• 在实验模板中直接嵌入菌种选择小插件
• 从菌种消耗记录中自动填充材料列表
• 通过实验一键导航至完整的菌种来源信息
• 从生长条件记录中直接链接协议
• 将实验结果附加回菌种记录以提供历史背景

条码系统集成

通过条码扫描提高操作效率：

• 扫描容器条码以即时获取信息
• 通过扫描容器和实验条码记录消耗事件
• 验证从存储中正确获取的容器
• 在冷冻机位置支持移动应用扫描器集成
• 在分装准备期间批量生成条码标签

设备集成

连接实验室仪器和监控系统：

• 连接到冷冻机温度监控以持续验证冷链
• 与自动化存储和检索系统（ASRS）集成
• 连接平板阅读器或培养箱以实现自动生长跟踪
• 从菌落计数器或成像系统导入数据
• 与环境监控系统同步以符合GMP规范

外部数据库连接

启用与机构和外部系统的数据交换：

• 从ATCC、DSMZ或其他菌种收藏导入菌种元数据
• 导出菌种目录用于法规提交或出版物
• 与机构生物库管理系统同步
• 通过API访问与LIMS或研究数据库的自定义集成
• 自动备份到机构档案

自定义选项

自定义字段和属性：

• 添加机构特定字段（内部项目代码、资金来源）
• 创建自定义下拉词汇表用于分类
• 实现计算字段（自上次使用以来的天数、估计剩余传代次数）
• 为不同菌种类型（细菌、酵母、真菌）设计自定义布局

自定义工作流程：

• 设计多步骤审批流程用于菌种分发
• 对新接收的菌种实施隔离期
• 为GMP监管的生产菌种创建专用工作流程
• 配置QC验证失败的自动路由

自定义用户界面：

• 构建简化移动界面仅用于消耗记录
• 创建面向外部合作者的公开菌种目录（仅查看）
• 开发冷冻室终端的自助服务模式
• 为管理员与研究人员设计角色特定的仪表板

自定义通知：

• 配置特定菌种事件（使用、子培养、QC）的电子邮件警报
• 设置关键警报（冷冻机温度、污染）的短信通知
• 创建与Slack或Microsoft Teams通知的webhook集成
• 根据菌种特征或用户角色设计自定义通知规则

故障排除

常见问题及解决方案

问题：搜索结果中找不到菌种

症状：搜索已知菌种时返回无结果或不完整结果

解决方案：

验证搜索词是否完全匹配（检查拼写和大小写是否敏感）

尝试通过备用标识符（目录号、实验室代码或特征）进行搜索

检查是否应用了排除该菌种的筛选条件（生物安全等级、来源、状态）

验证您是否有查看该菌种记录的适当权限

如果菌种可能已被归档或删除，请联系系统管理员

问题：容器显示“已耗尽”，但物理容器中仍有材料

症状：系统显示容器为空，但物理小瓶中仍有可见材料

解决方案：

在 core_container 表中找到容器记录

查看消耗历史以确定状态何时被更改为“已耗尽”

如果状态更改有误，请将容器状态更新回“可用”

更新数量字段以反映实际剩余体积

添加记录更正和调查结果的注释

注意

定期进行实物库存审计有助于防止和发现系统记录与实际库存水平之间的差异。

问题：提取后缺少消耗记录

症状：从存储中提取了容器但没有消耗记录

解决方案：

立即为所有缺失条目创建消耗记录

使用容器条码历史或实验记录本确定使用详情

联系在该时间段内访问存储的用户以获取信息

根据实际当前状态更新容器数量和状态

在存储位置实施强制使用移动设备以防止未来出现空白

问题：无法创建新容器 - 批次未找到错误

症状：系统因缺少或无效的批次引用而阻止创建容器

解决方案：

验证目标菌种的 core_batch 表中是否存在批次记录

如果批次不存在，请首先创建带有批次号和日期的适当批次记录

确保批次链接到正确的菌种记录

重新尝试创建容器并选择新创建的批次

问题：存储位置层次结构与物理布局不匹配

症状：由于系统组织与物理安排不同，难以找到容器

解决方案：

拍摄当前物理存储布局的照片，显示实际组织方式

绘制系统和物理位置之间的差异图

决定是重新组织物理存储还是更新系统结构（通常更新系统更容易）

批量更新 core_storage 中的存储位置分配以匹配实际情况

用与系统匹配的代码重新标记物理位置

向所有实验室人员传达更改

性能问题

搜索响应缓慢

原因：数据集过大、查询复杂或系统资源不足

解决方案：

• 使用更具体的搜索条件以缩小结果范围
• 按存储位置、菌种类型或日期范围进行筛选
• 联系系统管理员优化数据库索引
• 考虑归档超过指定保留期的历史数据

报表生成超时

原因：请求的日期范围过大或同时请求的记录过多

解决方法：

• 将大报表拆分为较小的日期范围
• 使用筛选器以限制分析范围
• 在非高峰时段安排资源密集型报表的生成
• 在电子表格工具中导出数据以进行离线分析

获取更多帮助

如果遇到本故障排除部分未涵盖的问题：

• 查阅 Labii 知识库 https://docs.labii.com
• 联系实验室指定的系统管理员
• 通过 Labii 支持门户提交支持请求
• 与 Labii 支持团队安排实时聊天或视频通话
• 加入 Labii 社区论坛以获取同行协助

相关文档

• 库存管理概览 - 了解 Labii 的库存管理框架
• 存储管理 - 存储位置组织的详细指南
• 批次和批次跟踪 - 跨应用管理批次