样本管理

Labii 的样本管理应用程序提供了一个全面的平台，用于追踪和管理生物样本、研究样本、临床材料和其他实验室样本的整个生命周期。从最初的采集和登记，到存储、处理、分析和处置，该应用程序确保了完整的可追溯性，保持样本的完整性，并支持符合监管要求。

该系统使实验室能够维护准确的样本库存，追踪样本的谱系和衍生物，管理保管链文件，监控存储条件，并将样本与实验数据和分析结果关联。通过支持条形码追踪、自动警报和与实验室仪器的集成，样本管理应用程序简化了工作流程，同时确保数据完整性和监管合规性。

无论您是在管理生物库收藏、临床试验样本、研究样本还是环境样本，样本管理 应用程序都提供了所需的工具和灵活性，以保持对宝贵样本资产的全面控制和可见性。

应用场景

生物库和生物资源库管理

• 使用唯一标识符注册和编目生物样本
• 追踪样本谱系和父样本与衍生物样本之间的关系
• 监控冷冻柜、液氮罐和常温存储中的存储条件和位置
• 管理捐赠者同意和隐私要求
• 支持长期样本保存和可访问性
• 生成审计和监管检查报告

临床试验样本管理

• 使用匿名标识符注册患者样本以保护隐私
• 追踪样本采集、处理和分发工作流程
• 为监管合规性管理保管链文件
• 管理样本分装和分发至检测实验室
• 监控样本稳定性和存储合规性
• 将样本与临床数据和研究方案关联

研究实验室样本追踪

• 跨多个实验和项目追踪实验样本
• 使用父子关系管理样本衍生物和分装样本
• 记录样本处理步骤和处理方法
• 将样本与分析结果和出版物关联
• 在研究合作中共享样本
• 监控样本消耗和可用性

诊断实验室样本

• 使用临床信息注册患者样本
• 追踪样本通过检测工作流程的路由
• 管理样本保留要求和处置计划
• 保持认证合规性（CAP、CLIA、ISO）
• 将样本与检测订单和结果关联
• 支持质量控制和能力验证计划

环境和现场采样

• 使用地理定位和环境数据注册现场采集的样本
• 追踪从现场采集到分析的样本保管
• 管理样本运输和保存要求
• 记录现场条件和采样元数据
• 将样本与分析测试和报告关联
• 支持环境合规性报告

微生物培养收藏

• 使用分类和表型信息编目微生物菌株
• 追踪培养传代和维护计划
• 管理冷冻保存的库存和工作培养物
• 记录培养特性及生长条件
• 保持种子库存谱系和分发记录
• 支持研究合作和材料转移协议

入门

从 Labii 应用程序菜单或仪表板导航到 样本管理 应用程序

配置您的样本管理基础设施：

• 样本类型：定义样本的类别（血液、组织、DNA、细胞培养、环境）
• 存储位置：设置冷冻柜、冰箱、液氮罐和常温存储区域
• 样本状态：配置工作流程阶段（已采集、已接收、已处理、已存储、已消耗、已处置）
• 标识方案：建立命名惯例和条形码格式

设置用户角色和权限：

• 样本管理员：可以创建、编辑和管理样本的完整访问权限
• 实验室技术人员：可以处理样本和记录数据
• 分析师：可以查看样本并链接到分析结果
• 外部合作者：仅对共享样本有有限访问权限

配置集成设置：

• 条形码扫描器：连接手持或固定扫描器进行样本追踪
• 实验室仪器：设置从分析设备导入数据
• 存储监控：集成温度监控系统
• 电子实验记录本：启用样本与实验之间的无缝链接

导入现有样本集合（可选）：

• 准备包含必要字段的CSV格式样本数据
• 使用批量导入功能注册现有样本
• 验证导入的数据并分配存储位置
• 打印物理样本的条形码标签

开始样本管理流程：

• 从采集或接收中注册新样本
• 分配存储位置并追踪库存
• 处理样本并创建衍生物
• 将样本与实验和分析结果关联

注册新样本

样本注册为新采集或接收的标本创建记录。

导航到 样本 表格并点击 + 添加 以创建新样本记录

输入样本识别信息：

• 样本ID：唯一标识符（根据您的命名方案自动生成或手动输入）
• 样本名称：样本的描述性名称
• 样本类型：类别（如血液、组织、DNA、蛋白质、细胞系）
• 采集日期：样本采集或接收的日期
• 采集者/来源：采集样本的人或来源机构

添加样本来源和受试者信息：

• 受试者ID：患者、捐赠者或样本来源的标识符
• 受试者人口统计：年龄、性别、物种（如适用且允许）
• 来源位置：组织类型、身体部位或环境位置
• 研究/项目：关联的研究项目或临床试验

记录采集和处理细节：

• 采集方法：使用的技巧或程序
• 采集条件：一天中的时间、禁食状态、环境条件
• 抗凝剂/保存剂：使用的添加剂（针对生物样本）
• 处理协议：执行的初始处理步骤
• 处理日期：样本处理的日期（如果与采集不同）

指定样本特征：

• 初始数量：体积、质量或数量
• 单位：mL、mg、细胞等
• 浓度：如适用（如DNA浓度）
• 质量指标：A260/A280、RIN数值、存活率百分比
• 物理外观：颜色、清晰度、一致性观察

分配存储信息：

• 存储位置：建筑、房间、冷冻柜、架子、盒子、位置
• 存储条件：温度、湿度要求
• 容器类型：管、小瓶、板、冷冻小瓶规格
• 存储日期：样本放入存储的日期

上传支持文件：

• 知情同意书：患者或捐赠者的同意（针对人类样本）
• 保管链文件：保管文件
• 运输文件：如果样本是从外部来源接收
• 分析证书：质量文件
• 采集协议：标准操作程序

设置样本状态和权限：

• 状态：已采集、已接收、正在处理、已存储、可用
• 访问限制：私有、与团队共享、对组织公开
• 限制访问日期：如果样本有受限访问期
• 处置日期：计划的保留终点（如适用）

保存样本记录并打印物理容器的条形码标签

信息

使用标准化的命名惯例和受控词汇对样本类型和属性进行定义，以确保一致性并启用强大的搜索和筛选功能。

接收外部样本

处理从外部来源、合作伙伴或采集点接收的样本。

导航至 接收（core_receiving）表，点击 + 添加 以创建接收记录

输入运输信息：

• 运输编号：跟踪号或内部标识符
• 发件人：来源实验室或机构
• 接收日期：运输到达的日期
• 接收人：接受运输的人员
• 承运商：FedEx、UPS、快递服务

记录运输状况：

• 包装完整性：完好、损坏、泄漏
• 温度指示器：验证样本是否保持在温度范围内
• 样本数量：运输中的样本数量
• 随附文件：装箱单、COA、保管链表格

检查样本状况：

• 验证样本与装箱单一致
• 检查是否有破损、泄漏或污染
• 确认样本标签完好且清晰可读
• 记录任何差异或损坏
• 如果观察到问题，请拍照

登记接收的样本：

• 为运输中的每个样本创建记录
• 将样本链接到接收记录
• 从随附文件导入样本数据
• 根据您的方案分配唯一的样本编号

上传支持文件：

• 附加装箱单和运输文件
• 上传保管链表格
• 扫描任何证书或质量文件
• 记录有关运输问题的任何沟通

按照协议处理样本：

• 进行接收检查和QC测试
• 如有必要，分装样本
• 分配存储位置
• 将样本状态更新为“已接收”或“正在处理中”

通知相关方：

• 通知主要研究人员或研究协调员
• 告知请求者样本已到达
• 报告任何差异或问题
• 确认样本可用于分析

管理样本谱系

跟踪样本及其衍生物之间的父子关系。

从 样本 表中访问父样本记录

确定衍生物关系类型：

• 分装：与父样本具有相同特性的部分
• 提取：从父样本中提取的材料（如从血液中提取的DNA）
• 培养：从父样本中生长出的细胞或生物体
• 处理后：经过处理后的样本（如从血液中提取的血清）
• 重复：父样本的技术或生物学重复

创建衍生物样本记录：

• 点击 创建衍生物 或 添加相关样本 按钮
• 系统自动将新样本链接到父样本
• 继承父样本的适当元数据
• 生成新的唯一样本编号

记录衍生物过程的详细信息：

• 衍生物日期：衍生物创建的日期
• 衍生物方法：使用的协议或程序
• 处理人员：创建衍生物的人员
• 输入数量：使用的父样本数量
• 输出数量：获得的衍生物数量
• 产率/回收率：过程的效率

更新衍生物特有的样本属性：

• 样本类型可能改变（如血液 → 血浆）
• 浓度或纯度可能不同
• 存储要求可能不同
• 衍生物类型的特定质量指标

为衍生物样本分配存储位置：

• 可能与父样本分开存储
• 遵循衍生物类型的存储要求
• 打印新的条形码标签
• 更新库存位置

查看样本谱系树：

• 导航至谱系或谱系视图
• 查看父样本与所有衍生物之间的层级关系
• 跟踪多代衍生物（孙子等）
• 识别同源样本（来自同一父样本的衍生物）

提示

样本谱系跟踪可实现从原始来源到所有处理步骤的完整可追溯性，这对于研究的可重复性和法规遵从性至关重要。

保管链跟踪

为需要严格责任的样本维护文档保管记录。

导航至 保管链（chain_of_custody）表以创建或查看保管记录

为样本启动保管链：

• 选择需要保管文档的样本
• 创建新的保管链记录
• 记录初始保管人（采集者或接收人员）
• 记录保管链启动的日期和时间
• 捕获电子签名

记录保管转移事件：

• 移交人：当前保管人转移样本
• 接收人：新保管人接受样本
• 转移日期/时间：保管权变更的时间
• 目的：转移原因（分析、存储、运输）
• 地点：转移发生的位置
• 签名：双方签名以确认转移

记录每次转移时的样本状况：

• 样本完整性（完好、损坏、受损）
• 温度验证
• 封条完整性
• 容器数量
• 任何观察或关注点

保持连续的保管文档：

• 保管时间线中没有空缺
• 所有转移在发生时立即记录
• 与保管人一起记录安全存储
• 与分析师一起记录分析或测试
• 记录返回存储

生成保管链报告：

• 特定样本的完整保管历史
• 当前保管状态
• 保管空缺或差异
• 所有转移的签名和时间戳
• 导出用于法规提交或法律程序

注意

保管链文档对于法医样本、临床试验样本以及可能用于法律或法规程序的样本至关重要。确保所有转移实时记录，没有空缺。

记录样本消耗

跟踪实验、测试或分析中的样本使用情况。

导航至 消耗（core_consumption）表或直接从实验记录中添加消耗

选择要消耗的样本：

• 通过样本编号、名称或条形码搜索
• 系统显示当前可用数量
• 查看样本位置以便取回
• 验证样本未过期或未被隔离

输入消耗详情：

• 消耗数量：使用的数量（体积、质量、分装数量）
• 消耗日期：样本被使用的日期
• 目的：实验、分析或程序名称
• 协议：遵循的具体方法或SOP
• 人员：使用样本的人员

将消耗与实验或分析关联：

• 连接到ELN中的特定实验记录
• 链接到分析测试订单或批次
• 与项目或研究关联
• 引用协议或SOP文档

记录样本处理：

• 取回时间：样本从存储中取出的时间
• 解冻/平衡时间：针对冷冻样本
• 处理步骤：使用前的准备步骤
• 剩余状况：对未使用部分的观察

处理剩余样本：

• 返回存储：如果样本未被完全消耗
• 丢弃：如果不再可用或需要
• 更新数量：系统自动调整可用数量
• 更新状态：更改为“部分消耗”或“耗尽”

记录分析结果（如适用）：

• 链接到结果文件或数据
• 输入摘要指标或发现
• 上传仪器输出文件
• 记录QC通过/失败状态

管理样本存储

组织物理存储位置，以实现最佳的样本保存和检索。

导航至 存储（core_storage）表以管理存储基础设施

创建分层存储结构：

• 建筑/场所：最高级别的组织单位
• 房间：特定的实验室或存储房间
• 存储设备：冷冻机、冰箱、液氮罐、培养箱
• 内部组织：架子、托盘、抽屉、箱子
• 位置：箱子中的单个插槽或位置

定义存储设备特性：

• 设备ID：用于跟踪的唯一标识符
• 设备类型：-80°C冷冻机、-20°C冷冻机、4°C冰箱、液氮罐、常温
• 温度范围：目标和可接受范围
• 容量：总可用位置或体积
• 监控：温度监控系统信息
• 报警联系人：紧急通知联系人

根据样本类型配置存储要求：

• DNA/RNA：-20°C或-80°C冷冻机存储
• 蛋白质：-80°C冷冻机存储
• 细胞培养物：液氮存储
• 组织样本：-80°C冷冻机或福尔马林固定
• 血液制品：4°C冰箱或冷冻

实施存储组织系统：

• 使用带网格位置的冷冻箱（A1、B2等）
• 将样本分配到特定位置
• 打印位置标签和地图
• 维护存储库存列表
• 记录箱子内容

将样本分配到存储位置：

• 扫描样本条形码
• 扫描存储位置条形码
• 系统记录位置分配并附带时间戳
• 如需，打印更新后的存储地图
• 更新可用容量计算

监控存储条件：

• 与温度监控系统集成
• 设置超出范围条件的警报阈值
• 记录温度异常
• 记录纠正措施
• 生成合规报告

管理存储容量：

• 查看存储单元的容量使用情况
• 识别新样本的可用位置
• 在接近限制时规划容量扩展
• 退役和停用旧存储设备

容器管理

跟踪单个物理容器，以实现样本位置和处理的精确性。

导航至 容器（core_container）表以管理容器记录

为样本创建容器记录：

• 将容器链接到样本记录
• 分配唯一的容器标识符（条形码或RFID标签）
• 指定容器类型（冷冻管、微量离心管、采集管、板）
• 记录容器容量和当前体积

将容器分配到存储位置：

• 选择特定的存储位置
• 扫描或输入位置条形码
• 记录放置日期和人员
• 系统跟踪容器位置历史

跟踪容器事件：

• 冷冻机取出：当容器从存储中取出时
• 解冻周期：冷冻样本被解冻的次数
• 转移：在存储位置之间的移动
• 状况检查：定期检查容器完整性

监控容器完整性：

• 检查是否有裂纹、泄漏或损坏
• 验证标签粘附性和可读性
• 确认密封完整性
• 记录任何问题
• 如果容器受损，更换容器

管理容器生命周期：

• 在使用中：容器当前包含样本
• 空：样本耗尽，容器准备丢弃
• 被污染：容器需要去污染
• 已丢弃：根据协议正确丢弃容器

使用条形码扫描提高效率：

• 在签入/签出时扫描容器
• 在分配存储位置时扫描
• 在库存审计时扫描
• 使用移动设备进行实时跟踪

信息

对于高价值样本、临床试验样本和需要严格监管合规的样本，容器级别的跟踪尤为重要。

样本搜索与检索

高效地从存储中定位和检索样本，用于实验和分析。

从主样本管理应用程序页面访问样本搜索界面

使用多种标准搜索样本：

• 样本ID或条形码：通过标识符直接查找
• 受试者ID：查找特定受试者/患者的全部样本
• 样本类型：按组织、血液、DNA等筛选
• 采集日期范围：在特定时间段内采集的样本
• 存储位置：特定冷冻机或房间中的所有样本
• 项目/研究：与研究项目相关的样本
• 状态：可用、在使用中、耗尽、归档

应用高级筛选：

• 可用数量大于阈值
• 质量指标在指定范围内
• 具有特定属性或标签的样本
• 与特定实验链接的样本
• 由特定合作者共享的样本

查看搜索结果：

• 以列表形式查看样本摘要信息
• 检查当前存储位置
• 验证可用数量
• 查看样本状态和限制
• 按相关性、采集日期或其他标准排序

选择样本进行检索：

• 将样本添加到检索列表或购物车
• 生成包含存储位置的拣选清单
• 按存储位置优化检索顺序
• 打印带有条形码的检索工作表

从存储中检索样本：

• 根据拣选清单前往每个存储位置
• 扫描样本条形码以确认正确样本
• 记录检索时间和人员
• 在运输过程中保持所需条件

签出样本以使用：

• 记录样本为“在使用中”状态
• 分配到特定实验或分析
• 设置预期归还日期
• 跟踪谁拥有样本

将样本归还存储或记录处置情况：

• 使用后更新可用数量
• 如果样本仍然存在，归还到存储
• 如果完全消耗，记录为耗尽
• 如果过期，根据处置协议丢弃

高级功能

自动化样本警报和通知

配置智能警报，实现主动的样本管理。

信息

自动化警报通过在问题发生前通知相关人员，有助于防止样本过期、存储问题和工作流程瓶颈。

为各种样本条件配置警报规则：

• 过期警报：在样本达到过期日期前通知
• 数量不足警报：当样本体积低于阈值时发出警报
• 存储警报：通知温度异常或设备故障
• 逾期样本：通知逾期未归还的样本
• 需要审查：需要定期质量评估的样本

设置警报接收人和传递方式：

• 将警报分配给特定用户或角色
• 配置电子邮件通知
• 启用应用内通知
• 设置关键问题的短信警报
• 建立紧急警报的升级程序

定义警报阈值和时间：

• 距离过期前的天数（例如，提前30天、7天、1天警告）
• 剩余数量的百分比（例如，剩余25%时发出警报）
• 温度范围违规
• 取出持续时间限制
• 周期性提醒的频率

查看和响应警报：

• 查看显示活动警报的警报仪表板
• 按紧急程度和影响优先处理警报
• 采取纠正措施（丢弃、重新订购、转移）
• 在处理后确认警报
• 生成关于警报历史和响应的报告

样本数据与仪器集成

自动导入分析结果并链接到样本记录。

配置仪器集成设置：

• 选择支持的仪器（分光光度计、流式细胞仪、测序仪）
• 设置数据导入协议
• 将仪器数据字段映射到 Labii 样本字段
• 配置自动导入计划或手动导入

将样本与仪器运行关联：

• 从样本选择创建工作列表
• 将工作列表导出为仪器格式
• 包含样本条形码以实现自动识别
• 记录运行参数和设置

自动导入分析结果：

• 系统监控仪器输出文件夹
• 解析结果文件并提取数据
• 使用条形码或 ID 将结果与样本匹配
• 导入质量指标、浓度和其他测量值

审核并批准导入的数据：

• 验证数据导入的准确性
• 标记任何异常或超出规格的结果
• 添加分析员评论或解释
• 批准结果以与样本记录集成

将结果链接到样本记录：

• 分析结果自动附加到样本
• 更新质量指标（浓度、纯度、完整性）
• 记录 QC 通过/失败状态
• 结果可搜索和报告

批量样本处理

使用标准化工作流程同时处理多个样本。

创建批量处理记录：

• 定义批量名称和处理协议
• 设置目标完成日期
• 指定处理人员
• 指定设备和试剂

将样本添加到处理批次中：

• 按标准（样本类型、项目、日期范围）选择样本
• 从工作列表或板图导入样本
• 验证样本的可用性和位置
• 生成样本提取的清单

记录批量处理步骤：

• 记录批次的开始日期和时间
• 按照协议记录每一步
• 记录与标准协议的任何偏差
• 捕获仪器设置和条件
• 注明任何问题或样本失败情况

跟踪批次质量控制：

• 在批次中包含 QC 控制（阳性、阴性、校准品）
• 评估 QC 结果是否符合接受标准
• 根据 QC 表现批准或拒绝批次
• 记录失败批次的纠正措施

记录批次结果：

• 处理后更新样本状态
• 如适用，创建衍生样本
• 将分析结果链接到样本
• 计算批次统计和指标

查看批次处理报告：

• 批次中所有样本的摘要
• 处理时间线和持续时间
• QC 结果和通过/失败状态
• 任何问题或偏差
• 批次批准签名

样本共享与协作

在保持控制和跟踪的同时与合作者共享样本。

配置样本共享设置：

• 定义共享策略（内部、外部、受限）
• 设置材料转移协议（MTA）模板
• 配置样本共享的审批流程
• 建立数据共享和出版协议

创建样本共享请求：

• 选择要共享的样本
• 指定接收者和机构
• 定义共享的目的和范围
• 设置访问权限和限制
• 指定归还或处置要求

生成材料转移文件：

• 自动填充 MTA 与样本详情
• 包括条款和条件
• 路由至机构审批
• 从双方获得签名
• 跟踪 MTA 状态和执行情况

处理样本共享的运输：

• 创建用于共享的分装或衍生样本
• 使用适当的包装准备运输
• 生成保管链文件
• 通过跟踪运输样本
• 通知接收者运输情况

监控共享样本的使用：

• 跟踪使用共享样本的出版物和引用
• 审查从共享样本生成的数据
• 接收样本状态更新
• 如有必要，协调样本归还
• 管理知识产权考虑

法规合规与审计支持

为法规检查和审计维护全面的文档记录。

注意

法规合规功能应根据您的具体法规要求进行配置（FDA 21 CFR 第 11 部分、CLIA、CAP、ISO 15189 等）。请与质量保证团队咨询以确保正确配置。

启用全面的审计追踪：

• 用时间戳记录所有样本交易
• 捕获每个操作的用户身份
• 跟踪所有样本记录的修改
• 保持不可篡改的审计日志
• 包括更改或删除的原因

实施电子签名：

• 要求对关键操作（样本登记、处置、结果批准）进行电子签名
• 配置带有双重验证的审批流程
• 捕获签名含义（由谁审核、由谁批准、由谁执行）
• 与完整的审计追踪一起维护签名文档

配置样本保留政策：

• 按样本类型和法规定义保留期
• 设置保留期到期的自动提醒
• 实施处置审批
• 记录适当的处置方法
• 按要求归档样本数据

维护知情同意和伦理文件：

• 将知情同意书链接到样本记录
• 跟踪知情同意撤回及其影响
• 管理 IRB 协议和修正案
• 记录隐私保护（HIPAA、GDPR）
• 保持伦理委员会的批准

生成合规报告：

• 为特定时间段生成完整的样本历史记录
• 为法规检查生成审计追踪
• 保管链文件
• 温度监控和偏差报告
• 样本处理人员的培训记录
• 系统验证和资格文档

支持法规检查：

• 提供只读检查员访问权限
• 生成检查就绪报告
• 展示数据完整性控制
• 展示从收集到处置的完整可追溯性
• 记录任何偏差的纠正措施

生物库的样本导入/导出

促进与生物库网络和数据仓库的大规模样本数据交换。

配置数据导出格式：

• 选择标准生物库格式（SPREC、MIABIS、BRISQUE）
• 将 Labii 样本字段映射到标准术语
• 配置数据匿名化以保护隐私
• 设置自动导出计划

将样本数据导出到仓库：

• 选择要导出的样本
• 应用匿名化规则
• 生成所需格式的导出文件
• 验证导出数据的完整性
• 提交到生物库网络或仓库

从外部生物库导入样本：

• 从合作生物库下载样本数据文件
• 将传入数据映射到 Labii 样本字段
• 验证数据质量和完整性
• 作为收到的库存导入样本
• 链接到源生物库信息

维护样本来源：

• 跟踪源生物库或仓库
• 记录原始采集详情
• 保持与原始样本 ID 的链接
• 记录在接收前进行的任何处理
• 保留完整的样本历史

故障排除

问题：搜索结果中找不到样本

症状：样本存在但通过 ID 或条件搜索时无法显示

解决方案：

验证样本 ID 和拼写 - 检查是否有拼写错误、多余空格或大小写不正确

检查应用的筛选器 - 清除所有筛选器并重新搜索，查看筛选器是否排除了样本

验证用户权限 - 确保您有权查看样本注册的项目或团队中的样本

检查样本状态 - 已归档或已删除的样本可能不会出现在标准搜索中。如果可用，请查看归档样本或回收站

使用条形码扫描器 - 如果通过条形码搜索，请尝试扫描物理标签以确保正确的条形码格式

联系样本管理员 - 如果样本应可见但不可见，请管理员检查样本权限和可见性设置

问题：分配样本时存储位置不可用

症状：尝试存储样本时无法选择所需的存储位置

解决方案：

验证存储位置是否存在于 存储（core_storage）表中

检查存储位置状态 - 标记为“已满”、“已停用”或“维护中”的位置可能无法分配

验证存储容量 - 存储位置可能已达到最大容量。检查容量设置和当前使用情况

检查位置限制 - 某些存储位置可能仅限于特定样本类型或项目

验证用户权限 - 确保您有权限将样本分配到该存储位置

如需，创建新的存储位置 - 如果所有位置都已满，请创建额外的位置或使用不同的存储位置

问题：交接清单缺少签名

症状：交接记录不完整或缺少必要签名

解决方案：

通过查看交接记录并记录哪些交接缺少签名来识别缺失的签名

联系相关人员 - 联系参与交接的人员以获取签名

记录延迟原因 - 如果无法立即获取签名，请记录原因并制定完成时间表

在交接时实施签名捕获 - 配置工作流程，要求在完成交接前进行签名

使用电子签名 - 启用电子签名功能，在交接时进行数字签名捕获

建立交接标准操作程序（SOP） - 创建并培训员工正确交接程序，以防止未来出现空缺

注意

交接记录的缺失可能会影响样本完整性文档和法规合规性。请立即处理缺失的签名并实施预防措施。

问题：样本过期提醒未触发

症状：样本在没有提前通知实验室人员的情况下过期

解决方案：

验证是否在样本记录中输入了过期日期 - 导航到样本并检查过期日期字段是否已填写

检查提醒配置：

• 导航到 设置 > 通知
• 确认已启用过期提醒
• 确认提醒阈值（例如，“过期前30天”）
• 检查是否已分配适当的用户接收提醒

验证通知传递：

• 检查用户的电子邮件地址是否当前且正确
• 确认电子邮件未被垃圾邮件过滤器阻止
• 测试电子邮件通知系统的功能
• 检查应用内通知设置

手动运行过期报告：

• 生成 样本过期报告
• 设置日期范围以识别即将过期的样本
• 验证样本是否出现在报告中

如果提醒仍无法正常工作，请联系 Labii 支持，提供以下信息：

• 提醒配置设置的截图
• 应该触发提醒的样本 ID 示例
• 预期与实际通知时间

问题：显示的可用数量不正确

症状：系统显示的可用数量与实际库存不一致

解决方案：

查看消耗历史：

• 导航到样本记录
• 查看所有消耗记录
• 验证消耗数量是否正确记录
• 检查是否有任何缺失的消耗条目

检查未报告的消耗：

• 调查实验室人员关于最近样本使用情况
• 查看可能使用该样本的实验记录
• 识别尚未记录的消耗事件

验证分装和衍生品：

• 检查样本是否被分装成衍生品
• 确保衍生品数量已正确记录
• 验证父样本数量是否已适当减少

进行实物盘点：

• 从存储中取出实物样本
• 测量或估算实际剩余数量
• 与系统记录进行比较
• 记录差异

创建库存调整：

• 记录任何未报告的使用情况
• 或创建带有原因代码的数量调整交易
• 将样本数量更新为与实物库存一致
• 在备注中记录调整原因

实施预防措施：

• 培训员工记录消耗的重要性
• 启用条码扫描以自动记录消耗
• 实施样本的借出/归还程序
• 定期进行循环盘点

问题：无法导出用于生物库提交的样本数据

症状：导出功能失败或导出的数据不符合生物库要求

解决方案：

验证导出格式要求 - 查阅生物库或存储库提交指南，了解所需的数据格式（SPREC、MIABIS、自定义）

检查必填字段是否已填写：

• 查看样本记录中是否有缺失的必填数据元素
• 识别必须完成以进行导出的字段
• 更新样本记录中缺失的信息

配置数据映射：

• 导航到 设置 > 数据导出
• 将 Labii 样本字段映射到生物库所需字段
• 配置受控词汇翻译
• 如有需要，设置数据转换

使用小数据集测试导出：

• 选择几个样本进行测试导出
• 生成导出文件
• 验证文件格式和内容
• 将测试文件提交给生物库进行验证

处理验证错误：

• 查看生物库验证的错误信息
• 修正样本记录中的数据问题
• 调整导出映射配置
• 重新导出并重新验证

如果导出继续失败，请联系 Labii 支持：

• 提供生物库提交要求
• 分享所需导出格式的示例
• 描述具体的错误信息或验证失败

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