库存管理

Labii 的库存管理应用程序为跟踪和管理所有实验室材料、用品和资源的整个生命周期提供全面的解决方案。从采购和接收，到存储、消耗和重新订购，该应用程序确保您的实验室保持最佳库存水平，同时减少浪费、防止短缺，并符合监管要求。

该系统可以无缝集成到其他 Labii 应用程序中，提供库存状态的实时可见性、低库存水平的自动警报、具有完整可追溯性的批次跟踪以及详细的消耗分析。无论您是管理化学品、试剂、消耗品还是设备，库存管理应用程序都能简化您的实验室运营，并减少手动跟踪库存所花费的时间。

库存管理 应用程序旨在支持各种规模的实验室，从学术研究实验室到制药制造设施，确保准确的库存控制和监管合规。

应用场景

化学品和试剂管理

• 使用危害信息和安全数据表跟踪化学品库存
• 监控时间敏感材料的保质期和货架寿命
• 根据兼容性要求管理化学品存储位置
• 保持 MSDS 文档和监管合规
• 跟踪化学品使用情况，用于环境报告和废物管理

消耗品和用品跟踪

• 监控实验室消耗品（移液器尖端、试管、板）的库存水平
• 设置重新订购点并自动创建采购申请
• 跟踪供应商信息和首选供应商
• 管理批量订单并分发到多个存储位置
• 分析消耗模式以优化采购决策

样本和标本管理

• 注册并跟踪具有唯一标识符的生物样本
• 监控样本存储条件（温度、湿度、位置）
• 跟踪样本家谱和母样本与分装样本之间的关系
• 管理样本在实验室或机构之间的转移
• 为受监管样本维护保管链文档

设备和仪器管理

• 跟踪实验室设备库存和位置
• 安排预防性维护和校准活动
• 监控设备使用情况和可用性
• 管理设备文档（手册、服务记录、认证）
• 跟踪设备生命周期，从采购到处置

批次和批次管理

• 使用批次/批次号注册进料材料
• 跟踪批次特定信息（制造商、COA、QC 结果）
• 管理批次过期和复检日期
• 支持先进先出（FIFO）库存轮换
• 为 GMP 和 GLP 合规启用完整的可追溯性

多地点库存管理

• 在多个实验室地点之间集中库存可见性
• 在站点之间转移材料并进行完整文档记录
• 在组织内标准化库存流程
• 生成合并报告以进行企业范围的库存分析
• 管理特定站点的存储要求和法规

入门

从 Labii 应用程序菜单或仪表板导航到 库存管理 应用程序

通过设置以下内容来配置您的库存结构：

• 存储位置：定义建筑物、房间、冷冻柜、货架和容器
• 供应商：注册您的供应商和供应商联系人
• 材料类别：按类型（化学品、消耗品、生物材料）组织材料
• 计量单位：建立用于数量跟踪的标准单位

设置用户权限和角色：

• 库存管理员：可以创建、编辑和管理库存的完整访问权限
• 实验室人员：可以查看库存并记录消耗
• 采购团队：可以访问供应商信息和采购工作流程
• 管理员：系统配置和报告功能

导入现有库存数据（可选）：

• 准备 CSV 格式的库存数据
• 使用批量导入功能上传现有材料
• 验证导入的数据并进行必要的更正
• 为导入的项目分配存储位置

开始记录库存交易：

• 将新材料接收进库存
• 记录消耗和使用情况
• 跟踪不同位置之间的转移
• 生成库存报告和分析

创建材料记录

材料记录是您的库存管理系统的基础，定义了您跟踪的产品和用品。

导航到 材料（im_material）表，点击 + 添加 以创建新的材料记录

输入基本材料信息：

• 材料名称：清晰、描述性的名称，便于识别
• 材料类型：类别（化学品、试剂、消耗品、生物材料、设备）
• 目录号：制造商或供应商的目录/零件号
• CAS 编号：化学文摘服务编号（用于化学品）
• 描述：包括规格的详细描述

添加供应商和采购信息：

• 主要供应商：从已注册的供应商中选择
• 备用供应商：列出备用供应商以实现冗余
• 单位成本：标准价格信息
• 计量单位：指定单位（克、毫升、件、包）
• 重新订购数量：标准订购数量

配置库存控制设置：

• 最低库存水平：低库存的警报阈值
• 最高库存水平：目标最大数量
• 重新订购点：触发采购申请的水平
• 存储要求：温度、光敏感性、特殊条件

添加安全和监管信息：

• 危害分类：GHS 图标和危害声明
• 安全数据表：上传或链接到 MSDS/SDS 文档
• 监管状态：受控物质、DEA 调度、特殊许可
• 处置要求：废物处理和处置说明

保存材料记录并继续接收初始库存

信息

材料记录是可重复使用的模板。创建后，您可以随时间接收相同材料的多个批次，每个批次都有自己的批次号、有效期和存储位置。

管理供应商

供应商记录保存有关供应商的信息，并促进采购工作流程。

导航到 供应商（fn_vendor）表，点击 + 添加 以创建新的供应商记录

输入供应商识别信息：

• 供应商名称：官方公司名称
• 供应商代码：您组织的内部标识符
• 供应商类型：类别（制造商、分销商、服务提供商）
• 网站：公司网站 URL

添加联系信息：

• 主要联系人：销售代表姓名
• 电话号码：主要联系电话
• 电子邮件地址：用于订单和咨询的主要电子邮件
• 地址：完整的邮寄和送货地址

配置供应商设置：

• 付款条款：30 天账期、信用卡、采购订单要求
• 账户编号：您与供应商的账户编号
• 首选状态：标记首选供应商以进行优先处理
• 备注：特殊说明、订购程序、折扣

保存供应商记录，用于材料记录和采购订单

接收库存

接收流程用于记录入库的物料并创建批次记录以进行跟踪。

导航至 接收（core_receiving）表，点击 + 添加 以创建新的接收记录

选择或创建物料记录：

• 从下拉菜单中选择现有物料
• 如果是新产品，创建新的物料记录

输入批次特定信息：

• 批次/批号：制造商的批次或批号
• 接收日期：物料接收的日期
• 有效期：制造商的有效期或复检日期
• 接收数量：以标准单位接收的数量
• 采购订单：采购订单号（如适用）

上传支持文件：

• 分析证书（COA）：上传制造商的COA
• 装箱单：附加运输文件
• 发票：链接到采购发票
• 质量控制结果：内部质量控制测试结果（如需）

执行接收检验：

• 验证数量是否与采购订单一致
• 检查运输损坏情况
• 确认包装和标签是否正确
• 审查文件完整性
• 记录任何差异或问题

分配存储位置：

• 选择建筑物/房间/存储单元
• 指定货架、架位或货箱位置
• 如需，打印位置标签
• 更新存储地图或库存列表

完成接收流程：

• 批准接收记录以添加到可用库存
• 系统自动更新库存数量
• 为相关方（请求人、实验室经理）生成通知

提示

接收过程中创建的批次记录在整个物料生命周期中提供完整的可追溯性，从接收、使用到处置。

批次跟踪

批次记录（im_batch）用于跟踪具有独特特性和有效期的特定批次的物料。

从 批次 表或从物料记录的批次列表中访问批次记录

查看批次详细信息，包括：

• 当前数量：库存中的可用数量
• 原始数量：接收的数量
• 已使用数量：总使用量
• 位置：当前存储位置
• 状态：可用、隔离、过期、耗尽

监控批次生命周期事件：

• 接收日期：批次接收的日期
• 首次使用日期：批次首次开启的日期
• 有效期：制造商或计算得出的有效期
• 复检日期：需要质量控制复检的日期（如适用）
• 处置日期：批次被处置的日期

查看批次文档和历史记录：

• 查看附加的COA和质量文件
• 检查使用历史和审计轨迹
• 查看相关实验和项目
• 验证是否符合存储要求

根据需要对批次执行操作：

• 更新存储位置以进行批次转移
• 如果出现质量问题，隔离批次
• 处置过期或耗尽的批次
• 调整数量以进行库存修正

记录消耗

消耗记录用于跟踪库存物料在实验和程序中的使用情况。

导航至 消耗（core_consumption）表或直接从实验记录中添加消耗

选择要消耗的物料和批次：

• 从库存中选择物料
• 选择特定批次（系统可建议先进先出）
• 系统显示可用数量以供验证

输入消耗详情：

• 消耗数量：以标准单位使用的数量
• 消耗日期：使用日期
• 项目/实验：链接到相关工作
• 人员：使用物料的人员
• 用途：使用目的的简要描述

添加消耗备注（可选）：

• 使用的具体程序或协议
• 遇到的观察或问题
• 废弃物处理方法
• 剩余条件或观察

保存消耗记录：

• 系统自动从批次中扣除数量
• 更新物料库存总数
• 如果低于最低阈值，触发补货警报
• 创建用于可追溯性的审计轨迹

信息

与实验关联的消耗记录提供完整的物料可追溯性，这对于GLP/GMP合规性和科学可重复性至关重要。

管理存储位置

组织您的物理存储空间，以实现高效的库存管理和检索。

导航至 存储（core_storage）表以查看和管理存储位置

创建分层存储结构：

• 建筑物：顶级组织单位
• 房间：特定的实验室或存储房间
• 存储单元：冷冻柜、冰箱、柜子、货架
• 位置：单个货架、抽屉或货箱

定义存储位置属性：

• 位置代码：唯一标识符（例如，“BLDG1-RM205-FRZ3-SHELF2”）
• 存储类型：常温、冷藏、冷冻、控温
• 温度范围：要求或监控的温度
• 容量：最大存储容量或位置数量
• 状态：启用、已满、维护中、已停用

添加存储设备详细信息：

• 设备ID：链接到设备管理记录
• 温度监控：链接到监控系统或日志
• 报警系统：紧急联系人和程序
• 访问限制：安全或安全要求

根据存储要求组织物料：

• 将兼容的化学品放在一起
• 将不兼容的物料分开
• 遵循法规存储指南
• 实施清晰的标签和标识

生成存储地图和标签：

• 打印带有条形码的位置标签
• 创建存储布局的视觉地图
• 发布容量和限制信息
• 保持紧急联系信息

容器跟踪

跟踪单个容器以实现详细的库存管理和位置跟踪。

导航至 容器（core_container）表以管理容器记录

为每个物理容器创建容器记录：

• 链接到父批次记录
• 分配唯一的容器标识符（条形码/RFID）
• 指定容器类型（瓶子、小瓶、试管、板）
• 记录容器中的初始数量

分配容器存储位置：

• 选择特定的存储位置
• 记录存储条件
• 打印带有条形码的容器标签
• 更新位置跟踪系统

跟踪容器生命周期事件：

• 开启日期：容器首次开启的日期
• 转移：在存储位置之间的移动
• 部分消耗：从同一容器进行多次使用
• 剩余数量：容器中的当前数量

管理容器状态：

• 正在使用中：当前分配给实验
• 可用：准备使用
• 已保留：分配给特定项目
• 空：已耗尽并准备处置

使用条形码扫描进行高效跟踪：

• 在消耗时扫描容器
• 在位置转移时扫描
• 在库存清点时扫描
• 与移动设备集成以用于实验室现场使用

提示

容器级别的跟踪可以实现精确的库存管理，减少因遗忘容器而造成的浪费，并通过快速定位特定材料提高实验室效率。

库存报告与分析

从库存数据中获取洞察，以优化实验室运营。

通过 报告 菜单或仪表板访问库存报告。

运行标准库存报告：

• 当前库存：按材料分类的实时库存水平
• 库存估值：总库存价值和成本分析
• 消耗报告：按材料、项目或用户分类的使用模式
• 低库存警报：低于补货点的材料
• 过期报告：在指定时间范围内即将过期的材料

分析消耗趋势：

• 识别高使用率材料以提高预测准确性
• 检测季节性或基于项目的消耗模式
• 比较不同团队或项目的消耗情况
• 计算每项实验或项目的成本

监控库存绩效指标：

• 库存周转率：材料消耗的速度
• 缺货事件：短缺事件的频率和原因
• 浪费和过期：在使用前被丢弃的材料
• 存储利用率：按位置的容量使用情况

导出数据进行进一步分析：

• 生成CSV或Excel导出
• 创建自定义可视化
• 与商业智能工具集成
• 与利益相关者分享报告

设置自动报告分发：

• 安排定期库存报告
• 为关键阈值配置警报通知
• 将报告分发给相关人员
• 为合规文档归档报告

高级功能

自动补货

设置智能补货警报和自动生成采购申请。

信息

自动补货可防止缺货，确保实验室运营的连续性，无需手动监控。

为每种材料配置补货参数：

• 设置最低库存水平阈值
• 定义补货点（何时触发补货）
• 指定经济订购数量
• 设置最大库存水平以防止库存过多

启用自动警报：

• 系统持续监控库存水平
• 当材料达到补货点时生成通知
• 通知相关人员（实验室经理、采购）
• 优先处理关键材料

自动生成采购申请：

• 系统生成采购申请草稿
• 包括首选供应商和价格信息
• 根据使用模式计算订购数量
• 根据采购政策进行审批

审查并优化补货规则：

• 分析缺货和库存过多事件
• 根据实际消耗调整补货点
• 随着供应商表现变化更新交货时间
• 使用历史数据优化预测模型

条码和RFID集成

实施自动识别，加快库存交易并提高准确性。

设置条码或RFID基础设施：

• 选择条码格式（Code 128、二维码等）
• 配置条码扫描器或RFID读取器
• 与移动设备集成以用于实验室
• 为现有库存打印标签

为材料和容器生成标签：

• 为新库存自动生成条码
• 包括关键信息（材料名称、批次、有效期）
• 打印适用于各种存储条件的耐用标签
• 保持一致的标签标准

使用扫描进行库存交易：

• 收货时扫描以自动填充材料信息
• 消耗时扫描以记录使用情况
• 转移时扫描以更新位置
• 清点库存时扫描以确保准确性

启用移动库存管理：

• 在平板电脑或智能手机上访问Labii
• 在使用点扫描并记录交易
• 在实验室查看实时库存信息
• 减少数据输入错误并节省时间

多地点库存同步

通过集中式视图管理多个实验室地点的库存。

配置多地点设置：

• 在系统中定义地点和位置
• 按地点设置用户访问权限
• 配置特定地点的存储结构
• 建立跨地点转移政策

启用跨地点库存可见性：

• 查看所有地点的综合库存
• 搜索任何地点可用的材料
• 在请求转移前检查库存
• 在各地点之间平衡库存

处理跨地点转移：

• 创建包含来源和目标地点的转移请求
• 自动生成运输文件
• 跟踪运输状态
• 在目标地点记录接收情况
• 保持完整的转移审计跟踪

生成企业级报告：

• 综合库存估值
• 跨地点消耗分析
• 标准化材料目录
• 企业级采购分析

与电子实验记录本集成

将库存消耗直接链接到实验记录，实现完整的可追溯性。

在应用设置中启用ELN-库存集成

将库存消耗小插件添加到ELN模板中：

• 在实验记录中插入材料消耗小插件
• 配置小插件以显示可用库存
• 启用带有FIFO建议的批次选择
• 自动将消耗链接到实验

记录实验中使用的材料：

• 搜索并选择库存中的材料
• 系统显示可用批次和数量
• 输入消耗数量并保存
• 消耗自动创建可追溯链接

查看实验级别的材料成本：

• 计算实验的总材料成本
• 将成本分配给项目或资助
• 按实验类型生成成本报告
• 支持项目预算和预测

追踪实验结果中的材料：

• 查看使用特定批次的所有实验
• 调查与批次相关的实验问题
• 支持质量偏差的根本原因分析
• 实现科学可重复性

合规性功能

遵守GLP、GMP、FDA 21 CFR Part 11及其他法规要求。

注意

合规性功能应根据您的具体法规要求进行配置。请与质量保证团队咨询以确保正确配置。

配置审计跟踪设置：

• 启用全面的更改跟踪
• 用时间戳记录所有库存交易
• 捕获所有操作的用户身份
• 保持不可篡改的审计日志

实施电子签名：

• 要求对关键操作进行电子签名
• 为接收配置审批工作流程
• 对受控物质实施双重验证
• 保留签名文档

设置受控物质跟踪：

• 标记受控物质（DEA分类）
• 实施额外的安全控制
• 通过核对跟踪永久库存
• 生成法规报告
• 保留所需文档

启用数据完整性控制：

• 防止未经授权的修改
• 对关键记录实施版本控制
• 定期数据备份和恢复程序
• 通过定期审计验证数据准确性

生成合规报告：

• 完整的审计跟踪用于检查
• 受控物质的使用报告
• 处置文档
• 库存人员的培训记录
• 系统验证文档

故障排除

问题：材料在库存搜索中不显示

症状：用户在搜索或从下拉菜单中选择时无法找到材料

解决方案：

通过导航到表并按名称或目录号搜索，确认材料记录存在于 材料（im_material）表中

检查材料状态 - 不活动或归档的材料可能不会出现在搜索中。打开材料记录并确认状态字段设置为“活动”

确认用户权限 - 确保用户对材料表有读取权限。在 管理 > 人员 中检查团队和项目权限

检查可用库存 - 如果材料在所有批次中的数量为零，它可能在某些视图中被过滤掉。导航到批次表以确认数量

如果最近更新了权限，请刷新浏览器缓存或注销并重新登录

问题：库存数量不准确

症状：报告的库存数量与实际清点数量不符

解决方案：

在 消耗 表中查看最近的消耗记录 - 通过材料和日期范围进行筛选，以识别差异

检查是否有未报告的消耗 - 向实验室人员调查近期可能未记录的使用情况

在 批次 表中验证批次数量 - 确保所有批次都被记录且数量正确

进行实物库存清点：

• 找到所有该材料的容器
• 清点实际数量
• 与系统记录进行比较
• 记录差异

创建库存调整记录：

• 为未报告的使用添加消耗记录
• 或创建带有原因代码的调整交易
• 更新批次数量以匹配实物清点
• 在备注中记录差异的原因

实施预防措施：

• 对员工进行消耗记录程序的培训
• 启用条码扫描以减少人工错误
• 设置定期循环盘点计划
• 审查并改进程序

问题：到期提醒未触发

症状：材料到期时没有提前通知实验室人员

解决方案：

验证批次记录中的到期日期是否正确输入 - 导航到 批次 表并检查到期日期字段格式

检查提醒配置设置：

• 导航到 设置 > 通知
• 确认已启用到期提醒
• 确认提醒阈值（例如，“到期前30天”）
• 检查提醒接收人

验证电子邮件提醒设置：

• 检查用户的电子邮件地址是否为最新
• 确认电子邮件提醒未被垃圾邮件过滤器阻止
• 测试电子邮件系统功能

手动运行到期报告：

• 导航到 报告 > 到期报告
• 设置日期范围以识别即将到期的材料
• 生成报告以确认数据准确性

如果提醒仍然不起作用，请联系 Labii 支持并提供以下信息：

• 提醒配置的截图
• 应该触发提醒的材料示例
• 预期与实际通知时间

问题：无法接收材料 - 供应商缺失

症状：由于供应商不在系统中，无法完成接收流程

解决方案：

从库存管理应用程序中导航到 供应商（fn_vendor）表

点击 + 添加 创建新的供应商记录

输入所需的供应商信息：

• 供应商名称（必填）
• 供应商联系信息（可选但建议）
• 保存供应商记录

返回接收流程并刷新供应商下拉列表以查看新创建的供应商

对于经常使用的供应商，考虑批量导入供应商数据：

• 准备供应商列表的CSV格式
• 使用 导入 功能在供应商表中
• 验证导入的供应商

信息

鼓励采购团队主动维护供应商记录，以简化接收流程。

问题：存储位置下拉列表为空

症状：在分配存储位置时，下拉列表中没有选项

解决方案：

导航到 存储（core_storage）表以验证存储位置是否存在

如果不存在存储位置，请创建存储结构：

• 从顶层位置（建筑物/房间）开始
• 添加存储单元（冷冻柜、柜子）
• 定义具体位置（货架、箱子）

验证存储位置状态 - 标记为“停用”或“已报废”的位置不会出现在下拉列表中

检查存储位置小插件中的筛选设置 - 某些视图可能按存储类型或可用性进行筛选

返回接收或转移流程并刷新以查看可用的存储位置

问题：批次选择显示没有可用批次

症状：在记录消耗时，尽管材料有库存，但没有可用批次可供选择

解决方案：

验证是否存在该材料的批次：

• 导航到 批次 表
• 按特定材料进行筛选
• 检查批次数量是否大于0

检查批次状态 - 仅“可用”状态的批次会显示为可消耗

验证批次是否已过期 - 已过期的批次会自动从选择中排除

检查项目或位置筛选 - 某些消耗小插件会按项目分配或存储位置筛选批次

如果批次应可用但未显示：

• 清除小插件中的任何筛选
• 刷新页面
• 检查用户对批次记录的权限

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