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缩短 URL

概述​

Labii 的缩短 URL 功能允许您生成简短且可跟踪的链接，用于访问您的记录和数据。您无需分享冗长复杂的 URL，而是可以创建简单易记、便于共享和跟踪的缩短 URL。此功能特别适用于以下场景：

  • 便捷共享：通过电子邮件、消息或演示文稿分享简洁的链接
  • 链接跟踪：监控缩短 URL 被访问的次数
  • 专业外观：展示更整洁、更专业的链接
  • 数据可访问性：直接引导用户访问特定记录和表单，无需复杂的导航
  • 工作流程集成：使用表单和表格中的变量动态生成 URL

访问缩短 URL 功能​

缩短 URL 功能可以在 Labii 的多个位置进行访问和创建：

从共享表格视图​

共享表格提供了一个专用界面，用于管理所有缩短的 URL：

从主导航栏中导航到 支持 菜单

点击 缩短 URL 以访问共享表格

在表格中查看所有现有的缩短 URL，包括名称、点击次数、创建者和创建日期等详细信息

从共享表单视图​

在创建新的缩短 URL 或编辑现有 URL 时：

从共享表格中点击 + 添加缩短 URL 按钮

填写表单字段，输入缩短 URL 的详细信息

提交表单以创建缩短 URL

共享表格概览​

共享表格显示所有缩短的 URL，并包含以下信息：

  • 名称：缩短 URL 的描述性标签
  • 点击次数：缩短 URL 被访问的次数
  • 更新者：最后修改缩短 URL 的用户
  • 创建日期：缩短 URL 的创建时间
  • 是否归档：缩短 URL 是否归档或处于活动状态

支持缩短 URL 列表

显示所有缩短 URL 的共享表格

过滤和搜索​

使用搜索和过滤功能查找特定的缩短 URL：

  • 搜索栏：输入关键词或缩短 URL 名称，快速定位特定链接
  • 活动/归档：按状态筛选，仅查看活动或归档的 URL
  • 日期范围：按创建日期或最后修改日期筛选
  • 创建者：按创建缩短 URL 的用户筛选

创建缩短 URL​

使用共享表单​

要创建新的缩短 URL：

访问缩短 URL 表单

  1. 导航到 支持 → 缩短 URL
  2. 点击 + 添加缩短 URL 按钮
  3. 表单打开，包含必填和可选字段

支持缩短 URL 表单

创建新缩短 URL 的表单

填写必填字段

名称（必填）

  • 输入一个描述性的标签作为缩短 URL 的名称（最多 100 个字符）
  • 示例： "2025 年 7 月实验室结果"、"客户调查表"、"项目仪表板"
  • 使名称有意义，以便以后轻松识别链接
  • 使用 生成 按钮获取 AI 辅助的名称建议

原始 URL（必填）

  • 粘贴此短链接将重定向到的完整目标 URL
  • 这可以是：
    • Labii 记录详情视图 URL
    • 表单提交链接
    • 外部网站 URL
    • 任何有效的网络地址
  • 完整的 URL 将在缩短 URL 详细信息中显示，供参考

提交表单

  1. 检查输入的信息是否准确
  2. 点击 提交 按钮以创建缩短 URL
  3. 您的缩短 URL 将被生成并添加到共享表格中
  4. 您将收到一个可以立即开始分享的缩短 URL

在共享表单/视图上下文中创建缩短 URL​

在共享表单视图中处理记录时，您也可以直接创建缩短 URL：

打开支持共享的记录或数据表单

点击 共享 或 添加缩短 URL 按钮（如果在您的视图中可用）

缩短 URL 创建表单将出现，当前记录 URL 已预填充

添加一个描述性名称以便于识别

提交以创建缩短 URL 以便快速分享

使用变量生成 URL​

Labii 支持在表单和表格视图中使用特殊变量语法进行动态 URL 生成。您可以使用内置的变量函数自动生成缩短 URL。

使用 SHORTENURL 变量​

{{SHORTENURL:URL}} 变量允许您在文档和表单中动态创建缩短 URL：

语法：

{{SHORTENURL:URL}}

工作原理：

在任何支持变量的文本字段（如表单、小插件等）中使用变量语法

将 URL 替换为您要缩短的实际 URL：

{{SHORTENURL:https://your-labii-instance.com/projects/123/records/456}}

系统会自动：

  • 识别 SHORTENURL 变量
  • 为提供的链接生成缩短 URL
  • 在变量位置显示缩短 URL
  • 跟踪缩短 URL 的点击次数

变量示例：

  • 静态 URL：{{SHORTENURL:https://labii.com/documentation}}
  • 记录链接：{{SHORTENURL:https://your-instance.com/projects/lab-project/records/sample-001}}
  • 表单链接：{{SHORTENURL:https://your-instance.com/forms/data-entry-form}}

SHORTENURL 变量的使用场景：

  • 在通知中自动生成记录 URL 的缩短链接
  • 在电子邮件模板中创建紧凑链接
  • 在文档和报告中生成可跟踪的 URL
  • 在表格单元格或表单字段中包含缩短链接
  • 创建动态共享 URL，随着数据变化自动更新

在上下文中集成变量​

在电子邮件通知中：

Check out this record: {{SHORTENURL:{{RECORD_URL}}}}

在文档模板中：

View full details: {{SHORTENURL:https://labii.com/projects/prj-001/records/rec-123}}

在表格单元格显示中： 配置表格列以动态显示缩短 URL，便于访问链接记录。

管理您的缩短 URL​

查看缩短 URL 详细信息​

支持缩短 URL 详细信息

显示缩短 URL 信息的详细视图

在缩短 URL 的详细视图中，您可以查看：

  • 原始 URL：完整的目标 URL
  • 缩短 URL：生成的短链接（可点击复制）
  • 点击次数：URL 被访问的总次数
  • 二维码：用于扫描和分享的视觉代码（如果可用）
  • 创建者：创建缩短 URL 的用户
  • 创建日期：缩短 URL 的创建时间
  • 最后更新：缩短 URL 最后修改的时间

复制缩短 URL​

要分享您的缩短 URL：

从共享表格中打开缩短 URL

在详细视图中找到 缩短 URL 字段

点击缩短 URL 旁边的复制图标

短链接被复制到您的剪贴板

将链接粘贴到电子邮件、消息或任何您想要分享的地方

使用二维码​

如果您的缩短 URL 包含二维码：

打开缩短 URL 的详细视图

在 缩短 URL 部分找到二维码

点击 下载二维码 以保存二维码图像

将二维码包含在打印文档、演示文稿或材料中

用户可以使用手机摄像头或二维码阅读器扫描二维码以访问链接

编辑缩短 URL​

要修改现有的缩短 URL：

导航到共享表格中的缩短 URL

在详细视图中点击 编辑 按钮

根据需要更新名称或原始 URL

点击 保存 以应用更改

缩短 URL 保持不变，但目标 URL 可以更新以指向新位置

跟踪点击分析​

监控缩短 URL 的使用情况和覆盖范围：

  • 点击次数列：在共享表格中直接查看访问次数
  • 跟踪详情：在详细视图中查看点击次数
  • 分析：使用点击数据来衡量：
    • 通信中链接的有效性
    • 文档共享的覆盖范围
    • 用户对共享资源的参与度
    • 流行的记录和表单

归档和删除缩短 URL​

归档缩短的 URL​

归档不再积极使用但希望保留作为参考的缩短 URL：

在“分享”表中选择缩短的 URL

将 已归档 状态更改为 true

缩短的 URL 仍然有效，但会从活动列表中隐藏

如需查看和恢复归档的 URL，可以使用筛选器

删除缩短的 URL​

要永久删除一个缩短的 URL：

在“分享”表中选择缩短的 URL

点击 删除 按钮或图标

在提示时确认删除

缩短的 URL 将被永久删除且无法再访问

注意

删除缩短的 URL 是永久性的，无法撤销。短链接将不再对任何人有效。如果您认为以后可能需要它，请考虑归档而不是删除。

缩短 URL 的最佳实践​

命名规范​

  • 使用描述性、清晰的名称，以表明链接指向的内容
  • 如果链接包含时效性内容，请包含相关日期
  • 避免使用“链接 1”或“URL”等通用名称
  • 在组织内部使用一致的命名模式

安全注意事项​

  • 仅缩短适合公开分享或与预期接收者分享的 URL
  • 请注意，缩短的 URL 会跟踪访问和点击情况
  • 避免缩短敏感或机密的 URL
  • 在“分享”表中查看谁可以访问您的缩短 URL，并进行审查

有效分享​

  • 在分享缩短的 URL 时提供上下文（解释用户将找到什么内容）
  • 在印刷材料和演示文稿中使用二维码
  • 在电子邮件签名中包含相关资源的缩短 URL
  • 跟踪点击指标以了解哪些链接最有价值

组织管理​

  • 使用一致的命名方案以便于搜索
  • 归档过时的缩短 URL 以保持列表整洁
  • 按前缀或类别在名称中对相关 URL 进行分组
  • 定期审查并清理未使用的缩短 URL

使用示例​

实验室样品跟踪​

创建缩短的 URL 以在不同系统中引用样品：

Original: https://labii.com/projects/qc-analysis/records/sample-2025-001
Shortened: http://labii.io/s/abc123
Uses: Share sample details efficiently, track stakeholder access

表单分发​

生成可跟踪的数据收集表单链接：

Original: https://labii.com/forms/experiment-results-form
Shortened: http://labii.io/s/xyz789
Uses: Email distribution, monitor form access, measure completion

文档参考​

链接到标准操作规程和文档：

Original: https://labii.com/projects/documentation/records/sop-2025
Shortened: http://labii.io/s/def456
Uses: Include in lab notebooks, reference in emails, post in central areas

外部协作​

与外部合作伙伴分享实验室数据：

Original: https://labii.com/projects/collaboration/records/project-data
Shortened: http://labii.io/s/ghi789
Uses: Partner access, track engagement, maintain security

故障排除​

无法生成缩短的 URL​

如果您的缩短 URL 没有被创建：

  • 确认 原始 URL 字段包含有效的 URL
  • 确保 URL 完整且格式正确
  • 检查您是否有权限创建缩短的 URL
  • 尝试清空表单并重新输入信息

缩短的 URL 无法跳转​

如果点击缩短的 URL 无法正常工作：

  • 确认原始 URL 仍然有效且可访问
  • 检查目标位置是否已被移动或删除
  • 审查用户访问链接资源的权限
  • 如果需要，编辑缩短的 URL 以更新目标 URL

点击次数未更新​

如果点击次数显示卡住：

  • 系统可能会缓存点击数据；等待片刻后刷新页面
  • 确认缩短的 URL 正在被用户访问
  • 检查是否已为缩短的 URL 启用跟踪功能
  • 如果问题仍然存在，请联系支持团队
  • 定期确认缩短的 URL 仍然指向有效的目标
  • 如果内容移动到新位置，请更新目标 URL
  • 使用后归档个人或临时的缩短 URL
  • 记录重要的缩短 URL 及其用途
  • 定期查看分析数据，识别并删除未使用的链接

Labii 的缩短 URL 功能为您的实验室数据和资源创建可跟踪、可分享的链接提供了一种强大的方式。无论您是使用专用的“分享”表，还是直接从表单视图创建 URL，或通过变量动态生成它们，缩短的 URL 都能简化您的数据共享和访问流程。

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最后由 Yonggan Wu 于 更新