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Email Template

规格​

标签值
版本0.3.0（更新于 2024-07-29）
开发者Labii Inc.
类型章节
支持配置是

概述​

Email Template 小插件是一款多用途工具，可将预定义电子邮件内容保存为可复用模板，从而简化邮件编写和分发。用户只需在配置中定义一次 To、CC、BCC、Subject 和 Body 等所有邮件字段，即可直接从任意记录发送或共享邮件。所有字段均支持 Labii 变量，发送时会自动解析为记录特定值。该小插件适合经常发送客户通知、跟进提醒或批准请求等标准化通信的团队。

使用场景​

  • CRM 跟进：直接从 CRM 记录向客户发送重复付款提醒或跟进邮件，无需每次重新输入收件人信息。
  • 自动通知：使用 Labii 变量配置模板，从记录数据自动填充收件人地址、主题和正文。
  • 流程工作流：在流程图操作中嵌入邮件发送链接，将沟通步骤作为大型自动化流程的一部分触发。
  • 标准化联络：对监管提交或研究参与者通信等合规敏感沟通保持一致的消息内容。
  • 团队协作：与团队成员共享预构建邮件链接，让任何人都能从适当记录发送正确通信。

界面​

只读视图​

小插件以双列表格显示每个邮件字段（To、CC、BCC、Subject、Body），左侧为字段名，右侧为解析后的内容。配置字段中的 Labii 变量会自动展开为当前记录值，因此显示内容反映实时数据。

表格下方显示各受支持邮件服务的操作按钮，让用户无需离开记录即可发送或复制邮件。

Email Template 小插件的只读视图，显示邮件字段和操作按钮

只读视图在表格中显示解析后的邮件字段及邮件服务操作按钮

配置​

所有邮件字段均在小插件配置中定义一次。保存的设置适用于使用该小插件的每条记录。

打开包含 Email Template 小插件的记录，点击标题中的 Configure（设置）按钮。

填写邮件字段：

  • To：主要收件人电子邮件地址。支持 Labii 变量，可从列值获取收件人数据。
  • CC：抄送收件人，所有其他收件人均可看到。
  • BCC：密送收件人，其他收件人不可见。
  • Subject：显示在收件箱中的简要邮件主题。
  • Body：邮件正文。支持富文本和 Labii 变量，可动态个性化内容。
点击 Save 应用配置。小插件将立即使用当前记录数据显示解析后的模板。
信息

所有配置字段均支持 Labii 变量。使用 {{record.name}} 或 {{column.email}} 等变量，在发送时从当前记录自动填充值。

注意

模板配置由表中的所有记录共享。更改模板会影响使用该小插件的每条记录中的邮件显示方式。

其他功能​

邮件服务选项​

小插件支持三种邮件服务。请选择最适合公司基础设施的服务：

  • Gmail：使用当前已认证的 Gmail 账户发送邮件，并利用 Google 基础设施可靠投递。
  • Email：在用户的默认邮件客户端（例如 Outlook、Thunderbird 或 Apple Mail）中打开已预填模板内容的邮件。
  • Notification：通过 Labii 内置通知中心发送邮件，无需离开平台。

邮件操作​

每种邮件服务都提供三项可直接从小插件界面使用的操作：

  • Send Email：立即使用所选服务发送邮件。发送前，模板内容会解析为当前记录的变量值。
  • Copy Link：复制当前邮件的直接链接。可在流程图操作或工作流程步骤中使用该链接，将邮件发送作为自动化流程的一部分触发。
  • Copy Link with Variables：复制包含变量占位符的链接。打开链接时，变量会针对目标记录解析，适合动态、记录特定的工作流程。
提示

构建由流程图驱动的流程，并要在具有不同数据的多条记录中复用同一个模板链接时，请使用 Copy Link with Variables。

最佳实践​

模板设计​

  • Subject 应简洁明确。使用 {{record.uid}} 等 Labii 变量加入记录标识符，以便追溯。
  • 使用 BCC 将已发送邮件静默归档到内部邮箱，以供审计。
  • 避免在 Body 中直接嵌入敏感数据，应使用 Labii 变量动态获取，而非硬编码。

变量使用​

  • 将小插件部署到生产记录前，验证模板中的所有 Labii 变量均能正确解析。
  • 在 To 字段中使用变量，根据列数据自动寻址到正确联系人，减少手动输入错误。

工作流程集成​

  • 将 Copy Link 操作与 Labii 流程图构建器结合使用，自动执行流程工作流中的沟通步骤。
  • 同时需要模板化外发邮件和用于跟踪传入回复的收件箱时，与 Notifications 小插件配合使用。

应避免的常见问题​

  • 避免将 To 字段留空；没有至少一个有效收件人时，邮件无法发送。
  • 避免在生产模板中硬编码电子邮件地址；使用 Labii 变量使收件人数据易于维护。
  • 避免在未通知用户的情况下修改模板配置，因为更改会立即影响使用该小插件的所有记录。

补充小插件​

  • Notifications：管理记录的传入和传出通知。需要模板化外发邮件和已发送/收件箱历史时，与 Email Template 配合使用。
  • Comments：记录针对记录的协作讨论。可将 Gmail 或 Outlook 邮件回复直接导入由 Email Template 发起通信旁的评论串。
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最后由 Yonggan Wu 于 更新