采购管理
概述
Labii 采购管理帮助实验室和运营团队在一个连接的系统中，从请求到接收执行采购流程。团队无需使用多个工具分别管理请求、审批、供应商沟通和接收，而可以使用结构化记录、状态跟踪和审计准备历史，完成整个采购生命周期。
该应用支持物料级可追溯性、多级审批、供应商和订单管理以及接收集成。通过将采购记录与库存数据链接，Labii 帮助减少缺货情况，提高采购一致性，并符合内部SOP和外部质量框架。
使用 Labii 采购管理 来连接采购和库存操作，实现全面的可视性和控制。
在一个统一的工作流程中管理采购请求、审批、订单和接收。
使用场景
实验室补货和库存连续性
- 当库存达到重新订购阈值时，直接从物料记录发起采购请求。
- 使采购与项目和部门的实际库存需求保持一致。
- 从请求的物料到接收的批次，保持可追溯性。
受控采购和预算可视性
- 根据团队政策，将请求路由到一个或多个审批级别。
- 以标准化格式捕获供应商、数量、价格和业务合理性数据。
- 跟踪订单和付款状态，提高支出透明度。
受监管和审计准备的采购
- 保留请求创建、审批决策和接收结果的完整记录。
- 通过一致的采购文档支持QA和合规审查。
- 提高请求者、审批者、采购人员和接收人员之间的跨团队责任。
入门
从 从模板添加 安装 采购管理 应用程序。
确认以下核心表可用：
fn_purchaseim_materialfn_vendorcore_receiving
为请求者、审批者、采购和接收职责分配团队角色和权限。
审查采购请求中的必填字段、审批逻辑和接收记录，确保所有团队遵循相同的流程。
上线前，定义一个标准状态模型（例如：草稿、提交、批准、下单、部分接收、全部接收、关闭），以保持报告和交接的一致性。
工作流程：从物料创建采购请求
使用真实的物料需求和当前库存上下文构建请求。
打开 物料 表 (im_material)，根据库存水平、预测使用情况或项目需求识别需要补货的项目。
在 采购 (fn_purchase) 中创建采购请求记录，并链接物料、请求数量、首选供应商、预期单位成本和业务合理性。
附加支持细节，如紧急程度、所需日期和内部备注，供审批者参考。
根据配置的工作流程提交请求以进行审批。
捕获结构化请求细节，包括物料、数量、供应商和合理性。
工作流程：审批和下单
将合格的请求转化为具有明确责任的可操作采购订单。
审批者在 fn_purchase 中查看提交的请求，验证数量和预算影响，并通过评论批准或拒绝。
对于已批准的请求，从 供应商 (fn_vendor) 中选择或确认供应商信息，并最终确定订购细节。
记录订单元数据，如采购订单/参考编号、订单日期、发票详情和付款状态。
更新采购状态，以反映从审批到下单的进展，并通过通知传达状态更改。
使用多级审批控制采购决策，减少流程延迟。
在一个采购记录中跟踪订单、发票和付款详情。
工作流程：接收物料并完成采购闭环
将订购的物品连接到接收记录，实现完整的生命周期跟踪。
当货物到达时，在 接收 (core_receiving) 中创建或更新记录，包括接收日期、数量、批次号、有效期和存储位置。
在 fn_purchase 中将接收记录链接回相应的采购请求/订单。
核对订购数量与接收数量，并标记部分或全部接收状态。
在所有预期物品接收并验证后，完成采购记录。
将采购和接收数据连接，以保持库存准确性和完整可追溯性。
高级功能
多级审批设计
根据部门、总成本或物料类别创建审批路径，使高影响采购获得额外审查。
自动通知
在关键转换点（如提交、审批、拒绝、下单和接收完成）触发通知，减少手动跟进。
采购分析和财务监控
使用采购状态、供应商、数量和成本字段监控周期时间、审批瓶颈、供应商表现和预算使用情况。
构建仪表板小插件，用于请求老化、审批周转时间和未完成接收义务，以早期识别延迟。
故障排除
问题：请求已提交但未路由审批
症状：采购记录仍处于提交状态，没有审批者操作。
解决方案：
验证审批工作流程配置和审批者角色分配。
确认提交前已完成所有必填请求字段。
检查通知设置，确保审批者收到警报。
问题：订购数量和接收数量不匹配
症状：采购记录显示开放或不一致的接收状态。
解决方案：
检查 core_receiving 中的链接记录，查看是否存在部分发货、数据输入错误或缺失行。
验证请求、订单和接收记录之间的计量单位。
在完成核对后更新采购状态。
问题：用户可以查看采购但无法更新记录
症状：请求者或采购人员无法进行编辑操作。
解决方案：
检查 fn_purchase、fn_vendor 和 core_receiving 的表权限。
确认团队成员资格和项目级访问控制。
检查状态或审批规则是否在特定阶段后故意锁定记录。