通过共享表单链接添加记录
概述
共享表单链接功能使您能够创建可自定义的公开表单，用于从没有 Labii 账户的人员那里收集数据。当您需要从外部人员（如研究参与者、合作者、客户或需要向您的实验室提交数据的任何人）收集信息时，这尤其有用。
常见使用场景：
- 收集临床研究的患者信息
- 从外部实验室收集样本提交详情
- 接收会议出席确认
- 从研究参与者收集调查回复
- 接受设施用户提交的设备服务请求
关键功能：
- 创建具有可自定义字段的公开表单
- 控制字段的可见性、必填项和默认值
- 实时预览表单外观
- 自动发送提交通知邮件
- 表单用户无需认证
创建共享表单链接
导航到您要收集数据的表格（例如实验、样本、患者）
点击 添加 [记录类型] 下拉按钮（例如“添加实验”）
从下拉菜单中选择 共享表单链接
左侧会出现“表单共享设置”面板，右侧显示实时预览
配置表单设置
基本信息
标题
输入一个能清楚表明表单目的的描述性标题。该标题会显示在共享表单的顶部。
示例： “患者信息收集表” 或 “外部样本提交”
描述
为表单用户提供清晰的说明或上下文。该文本显示在标题下方，帮助用户理解需要提供哪些信息。
示例： “请填写所有必填字段以提交您的样本信息。提交成功后，您将收到确认邮件。”
外观设置
应隐藏页眉
控制共享表单上是否显示 Labii 页眉。
- 启用： 隐藏页眉，使外观更简洁
- 禁用： 显示完整的 Labii 页眉
隐藏页眉可以为外部用户创建更简洁、专业的外观。
应隐藏页脚
控制“由 Labii Inc 提供支持”的页脚是否显示。
- 启用： 隐藏页脚
- 禁用： 显示页脚
应隐藏 AI 助手
控制表单用户是否可以使用 AI 助手按钮。
- 启用： AI 助手不可用（推荐用于外部表单）
- 禁用： 用户可以使用 AI 助手
对于外部表单，启用此选项可以简化界面并使用户专注于完成表单。
字段配置
隐藏列
选择不应在共享表单中显示的字段。用户将看不到这些字段，也无法填写。
使用场景：
- 内部跟踪字段
- 系统生成的数据
- 将自动填充的字段
示例： 如果不需要外部提交，隐藏“关联到”字段
必填列
选择在提交前必须填写的字段。这些字段会显示“必填”标签，如果留空将无法提交表单。
示例： 将“项目”、“姓名”和“电子邮件”设为必填，以确保收集必要的数据
只读字段
选择用户可以看到但无法编辑的字段。这些字段显示为“禁用”状态，并显示预填充的信息。
使用场景：
- 预选的项目分配
- 参考信息
- 不应被修改的上下文信息
在将字段设为只读之前，请为其设置默认值，否则它们将显示为空且被锁定。
默认数据
此字段会自动捕获在预览面板中选择的值。当您在预览中填写字段时，这些值将成为所有表单提交的默认值。
工作原理：
- 在预览面板（右侧）中选择值
- “默认数据”字段会自动更新
- 所有表单用户将看到这些预填充的值
示例： 在“项目”字段中选择“Q1 2026 研究” → 所有提交将默认使用该项目
终端用户电子邮件列
选择应捕获提交者电子邮件地址的字段。此电子邮件用于发送确认通知。
要求：
- 必须是文本或文本区域字段
- 通知功能需要
- 用户必须输入有效的电子邮件地址
预览和提交流程
预览表单
配置完所有设置后，点击 预览 按钮
新浏览器标签页将打开，显示外部用户看到的表单
预览包括：
- 自定义标题和描述
- 仅显示可见字段（隐藏字段被移除）
- 必填字段指示器
- 带预填充值的禁用/只读字段
- 您配置的默认值
以终端用户身份填写表单进行测试
通过表单提交
填写所有必填字段（标记为“必填”）
在指定的电子邮件列字段中提供有效的电子邮件地址
点击 提交 按钮
提交成功后，您将看到：
- 成功消息：“表单提交成功”
- “提交另一个响应”选项
- 数据已保存的确认
检查您的电子邮件以查看确认信息
发送的通知：
- 发给表单所有者： “您的表单，[表单标题]，已收到新提交”
- 发给提交者： “您的提交到 [表单标题] 已收到”
验证提交
返回您的 Labii 工作空间
导航到存储提交的表格
验证新记录是否出现在列表中，并包含所有提交的数据
点击侧边导航中的 通知
看到通知：“您的表单，[表单标题]，已收到新提交”
检查 已发送通知 选项卡
看到确认：“您的提交到 [表单标题] 已收到”
最佳实践
- 在共享前始终进行测试 - 使用预览功能从头到尾测试完整的提交流程
- 尽量减少可见字段 - 仅显示外部用户实际需要填写的字段。隐藏内部跟踪字段
- 使用清晰的标题和描述 - 帮助用户理解表单的目的和需要提供的信息
- 尽可能预填充 - 使用默认数据以减少用户工作量并确保提交的一致性
- 将关键字段设为必填 - 通过将必要字段标记为必填，确保收集所有必要的信息
- 隐藏品牌以获得专业外观 - 与外部人员共享时，考虑隐藏页眉/页脚以获得更整洁的外观
- 配置电子邮件通知 - 始终设置“终端用户电子邮件列”以启用自动确认
- 仔细测试只读字段 - 确保用户可以看到但不能修改提供重要上下文的预设值
- 记录表单 URL - 为将来参考，记录共享表单链接及其用途
- 定期监控提交 - 查看通知页面，实时了解新提交的情况
对于敏感数据收集（如患者信息），在外部共享表单之前，请查看您组织的数据隐私政策，并确保符合 HIPAA 或 GDPR 等法规。